Trưởng thành nơi công sở

Trưởng Thành Nơi Công Sở – Tập 10: Lỗi tại sếp

Hôm nọ, Chơn Linh nhận được tâm thư nặng lòng của một bạn nhỏ nơi công sở gửi:

Nhớ cái ngày
Em nhận brief sếp giao và làm xong sớm
Em tưởng sếp đã xem rồi
Nhưng sếp lại quên
Nhớ cái ngày
Em OT (over time) làm vật vã và báo lại sếp
Em tưởng sếp đọc rồi
Nhưng sếp lại quên
Nhớ cái ngày
Thấy sếp không review task, em đã nhắc sếp
Em tưởng sếp nhớ rồi
Nhưng sếp lại quên
Đúng vậy,
Có rất nhiều lần sếp quên
Nhưng em bị la
“Vì sao em không nhắc anh?”
Ủa em nhắc rồi mà?!
“Vì sao em không follow task?”
Ủa em tưởng việc em thế là xong!
Có rất nhiều lần sếp lại quên, em bị la
Sếp sai rồi, sếp xin lỗi em đi.

Vậy trong tình huống trên, lỗi tại bạn nhỏ hay là lỗi tại sếp? Để biết ai đúng ai sai, Chơn Linh sẽ kể quý vị nghe một câu chuyện hư cấu.

Ở Vương quốc Nấm, Mario có người em trai nhỏ là Luigi*, cả hai được giao nhiệm vụ giải cứu công chúa Nấm Độc* (tên gì lành mạnh ghê). Trong team nhỏ 2 người này, Mario đóng vai trò là Team Lead dẫn dắt cậu em trai nhỏ của mình.

Trong lúc Mario vừa mới mất 2 mạng và đang chờ phục hồi năng lượng để hồi sinh, Luigi tiếp tục hành trình của anh trai để giải cứu công chúa Nấm Độc đang bị tên quái vật Bowser giam giữ dưới hang. Sau khi đu nhẹ lên cột cờ, tuột cái ẻn xuống và tìm được cửa hang, Luigi gọi bộ đàm cho Mario:
– Luigi gọi, Mario nghe rõ trả lời.
– Mario nghe rõ, đang trong quá trình phục hồi năng lượng, còn 10 phút nữa.
– Đã tìm được nơi giam giữ công chúa Nấm Độc, Mario khẩn cấp tới gấp. Còn 15 phút nữa quái vật Bowser sẽ ăn thịt công chúa.

Do thể lực Luigi không đấu lại được với quái vật lại cậu nhóc chỉ làm nhiệm vụ tìm ra hang ổ và truyền tin cho Mario. Báo cáo xong nhiệm vụ, Luigi chui tọt vào đường ống tới một căn phòng máy lạnh giải nhiệt ngày hè để đánh một giấc nồng say sưa.

20 phút sau, Mario gọi lại, bộ đàm tín hiệu khẩn cấp:
– Luigi, em ở đâu? Nãy giờ hơn 15 phút rồi sao không gọi nhắc anh, giờ anh tới nơi công chúa đã bị ăn thịt rồi.
– Lúc nãy không phải em đã báo anh rồi sao. Nhiệm vụ của em hết rồi còn gì, việc còn lại là của anh mà.
– Nãy giờ nạp năng lượng lâu quá nên anh ngủ quên mất, nhưng giá như em gọi nhắc anh lần nữa thì đã giải cứu được công chúa rồi. Giờ thì Endgame luôn, huhu.

(*Tên các nhân vật có thiệt trong game nha quý vị)

Bài thơ và mẩu chuyện vui trên là tình huống rất quen thuộc chốn công sở khi nhân viên đã làm việc rất chăm chỉ, rất mau mắn, nhanh nhẹn để hoàn thành xong nhiệm vụ sếp giao rồi báo cáo sớm cho sếp, nhưng cuối cùng vẫn bị la. Ủa tại sao?

Trước hết, để hiểu được tại sao, bạn cần mở rộng lòng mình để hiểu được tính chất công việc của sếp, thử đóng vai Tôn Ngộ Không để xuất hồn nhập vào sếp để hiểu được tâm tánh, suy nghĩ, nết ăn ở của sếp như thế nào. Đa số các sếp giữ một phần vai trò quan trọng trong công ty, quản lý một hoặc nhiều bộ phận, bên dưới có từ vài cho tới vài chục nhân viên lớn nhỏ. Bên cạnh công việc chuyên môn chính, sếp còn phải chịu trách nhiệm review công việc cho rất nhiều người, cũng như theo dõi tiến độ từng bộ phận, giải quyết những vấn đề đối nội trong team và đối ngoại với team khác hay đối tác bên ngoài.

Sếp nhiều khi là… con quỷ có ba đầu sáu tay bảy tám cái chân để chạy đi chạy lại xoay đi xoay lại còn hơn chong chóng mỗi ngày. Bạn cứ thử tưởng tượng, ví dụ một team nhỏ 10 người thôi, mà mỗi ngày người này báo cáo lên cái này một chút, người khác hỏi lên cái nọ một chút, trả lời người này review người kia thôi một hồi thôi cũng đã hết cả buổi rồi, công việc chuyên môn nhiều khi còn chưa kịp làm. Gặp những lúc trong team cãi cọ mâu thuẫn xích mích nhau, sếp là người đứng giữa phân bua giảng hòa lý luận tranh cãi cùng mỗi bên là mất hết cả buổi trời, không mần ăn được gì.

Bởi vì bận rộn như vậy, đối với sếp sẽ có việc quan trọng cần ưu tiênviệc chưa quan trọng tất nhiên sẽ để đó từ từ xem sau. Và nhiều khi sếp quên luôn cái việc bạn báo cáo là chuyện hết sức bình thường, nếu nó không thật sự quan trọng tại thời điểm bạn báo cáo. Đến khi sếp bất chợt nhớ ra, mà cái nhiệm vụ đó đã bị trễ hạn triển khai chỉ vì lý do còn đợi sếp review, thì bạn sẽ gánh một phần trách nhiệm dù trước đó đã hoàn tất việc báo cáo lên cho sếp rồi.

Để không bị la oan uổng, không ngậm bồ hòn làm ngọt, sau đây là mấy điều Chơn Linh gửi gắm tới bạn nhỏ:

1. Xác định vai trò của mình trong nhiệm vụ

Có nhiều bạn đi làm hay bị cái bịnh ỷ lại vào sếp, cái gì cũng đi hỏi sếp, cũng đợi sếp review chỉ bảo từng li từng tí một vì sợ làm sai, sợ làm không đúng ý sếp, sợ đủ thứ. Ỷ lại như vậy, người được lợi là bạn vì làm đúng ý làm sát sườn mong đợi của sếp, nhưng người mệt là sếp vì phải kèm bạn như gia sư đi dạy kèm học sinh tiểu học.

Có những nhiệm vụ, bạn nên làm rõ với sếp ngay từ đầu là task này có cần sếp review lại không? Nếu sếp tin tưởng giao luôn cho bạn toàn quyền quyết định thì cứ việc triển khai theo kế hoạch thôi, không cần đợi thêm một vòng sếp review làm gì. Nhưng làm xong thì bạn cần phải biết báo cáo lại để không rơi vào lỗi báo cáo.

Ngược lại, nếu cần thì hỏi rõ hơn phạm vi sếp cần review ở giai đoạn nào thì báo cáo ở đúng giai đoạn đó cho sếp review thôi. Ví dụ một nhiệm vụ trải qua 5 giai đoạn để hoàn tất, sếp chỉ review ở phút chót giai đoạn 5 thì đâu cần báo 4 giai đoạn trước đó làm gì, ai rảnh mà xem cho hết từng cái.

2. Xác định điểm đầu và điểm cuối của nhiệm vụ

Ví như sếp giao cho bạn soạn một chiến dịch email gửi cho khách hàng vào khung giờ vàng buổi chiều thì điểm cuối của nhiệm vụ là bạn phải hoàn tất gửi email cho khách hàng và khách hàng sẽ nhận được email đó.

Bạn làm việc mau mắn, bạn soạn cái rột trong nửa tiếng buổi sáng là xong rồi gửi sếp review. Nhưng lúc đó sếp bận làm chuyện khác, rồi sếp quên review. Mãi tới cuối giờ chiều, qua mất khung giờ vàng gửi email, sếp mới chợt nhớ ra email bạn gửi chưa được review.

Ở đây lỗi không phải tại sếp, mà là tại bạn. Trách nhiệm của nhân viên là hoàn tất công việc được giao và phải biết follow up (theo sát) quá trình để đảm bảo nhiệm vụ được đi tới điểm cuối thì mới được xem là hoàn thành. Như tình huống trên, khi đầu giờ chiều mà vẫn chưa thấy sếp review email, bạn phải có trách nhiệm đi nhắc sếp và làm mọi cách bằng mọi giá để sếp review xong sớm cho bạn gửi email đó đi đúng giờ vàng. Như vậy nhiệm vụ mới tính là hoàn tất theo yêu cầu.

Nên nhớ, sếp không quan trọng quá trình bạn làm nhiệm vụ đó như thế nào, quan trọng là bạn phải làm ra kết quả. Quá trình chỉ là một yếu tố để ghi nhận sự nỗ lực của bạn, nhưng có quá trình mà không ra kết quả thì cũng chỉ là dã tràng xe cát biển Đông hay bà công bả múa không được ai xem.

Chơi cúp bắt với sếp nè.

3. Nghệ thuật follow up

Có nhiều sếp tánh kì lắm nên follow up được theo sếp cũng là một nghệ thuật. Nếu nhắc lần 1 chưa review thì nhắc tiếp lần 2, lần 3, tất nhiên là phải ở các mốc thời điểm khác nhau trước deadline cần phải hoàn thành nhiệm vụ ở điểm cuối. Và bạn ơi cũng cần tinh tế ở chỗ đừng có nhây có lầy, vừa mới nhắc lần 1 xong thấy sếp seen, một lát sau làm liên hoàn nhắc thì dễ bị ăn chửi.

Nhắc lần 1 lần 2 mà sếp vẫn quên là lỗi tại em. Nhưng nhắc lần 3 mà sếp vẫn quên nữa là lỗi tại sếp nha vì quá tam ba bận, nhân viên cũng cố gắng hết sức rồi nhưng sếp nhây thì đành chịu. Ngay lúc đó nếu có hậu quả xảy ra, công việc bị ảnh hưởng thì thật ra sếp cũng tự biết lỗi tại ai rồi.

Trong quá trình trao đổi công việc, nhiều nhân viên thường hay giao tiếp với sếp qua email hoặc hệ thống chat nội bộ. Có những việc nhỏ cần review mà nhắc trên email hay chat hoài chưa được, thì tốt nhất nên gọi điện (nếu ở xa) hoặc qua gặp hỏi trực tiếp luôn cho lẹ. Hỏi trực tiếp nhiều khi sẽ giải quyết được vấn đề nhanh hơn thay vì đợi sếp suy nghĩ rồi quánh từng chữ phản hồi lại.

4. Thống nhất phương thức review

Nếu gặp sếp cởi mở, không áp đặt, bạn nên làm rõ với sếp phương thức giao tiếp và review công việc nào là tiện lợi nhất cho cả hai bên. Ví dụ như mình và sếp thống nhất sẽ dùng chung nền tảng Microsoft To-Do để những task nào cần sếp review mình sẽ đưa lên đấy.

Cái tiện lợi khi tận dụng công cụ (toolset) là 2 bên có chung một nền tảng sử dụng, và có thể ghi chú, đính kèm file, dẫn link vào để đối phương có đủ thông tin và dữ kiện review hơn. Nhiều khi chỉ cần nhắc à em cần sếp vào review task X, thì sếp vào To-do list đó trên Microsoft To-Do xem được trực tiếp luôn.

5. Tiết kiệm thời gian cho sếp

Điểm 5 là điểm thanh lịch dành cho người tinh tế. Có nhiều nhân viên thiếu duyên dáng, nhiều khi cái task báo cáo từ đầu tháng, tới giữa tháng mới nhắc sếp vào review lại. Nhưng đã nhắc thì nhắc cho có tâm, gửi kèm cái link task hay cái file, cái ảnh cần review luôn đi để sếp click vào xem cho lẹ. Đằng này chỉ nói mông lung như một trò đùa sếp vào review giúp em task X đi.

Ừ rồi cái task X là cái task nào trong 26 chữ cái tiếng Anh của 62 đứa nhân viên đang cần review task, rồi hổng lẽ từ ngày 15 ta kéo ngược lại tìm về dòng chat ngày 1 để tìm lại cái link đó để review?

Thời gian của sếp quý như vàng, nên đừng làm mất thời gian của sếp bởi những chuyện kém duyên thiếu tinh tế gây mỏi mệt tinh thần.

Em sai rồi em sai rồi em sai rồi
Anh xin lỗi em đi
(Có những lúc em vô tâm hơn là bận tâm)
Em đã sai
Anh xin lỗi em đi

(Có những lúc em vô tư chẳng cần sầu tư)

“Em sai rồi, anh xin lỗi em đi” – Một câu hát mới nghe tưởng chừng rất phi logic của Chi Pu nhưng lại rất logic trong tình huống công sở trên. Cuối cùng thì, em sai rồi, nhưng sếp xin lỗi em đi em mới chịu.

 *Hết season 1

Nếu bạn đã từng trải qua các lỗi lầm đáng nhớ hay kinh nghiệm đau thương trong quá khứ khi đi làm, đừng ngại ngần chia sẻ với Chơn Linh để rót vốn đầu tư cho bộ phim được kéo dài thêm nhiều tập.
41 lượt xem

Chia sẻ:

Tác giả

Một người xem việc học là một niềm vui thú và có đam mê khám phá các quy luật hữu hình và siêu hình. Cực thích đọc sách và mê điện ảnh, cộng thêm tình yêu với việc viết lách là 3 niềm vui sống của Linh. "Nếu bạn muốn tỏa sáng ngày mai, bạn phải lấp lánh ngay từ hôm nay".

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *

This site uses Akismet to reduce spam. Learn how your comment data is processed.