Trưởng thành nơi công sở

Trưởng Thành Nơi Công Sở – Tập 3: Lỗi mặc định

Trong lĩnh vực khoa học máy tính, mặc định (default) là từ đề cập đến những giá trị đã được thiết lập sẵn mà người dùng có thể tùy chỉnh được trên một phần mềm ứng dụng, chương trình máy tính hay thiết bị. Ví như trình duyệt mặc định của Window 10 luôn là Microsoft Edge, và thực tế là số đông ít ai dùng trình duyệt của Microsoft mà thường sẽ phải cài các trình duyệt khác như Chrome, Firefox, Opera, Cốc Cốc…

Cách thức hoạt động của bộ não con người vốn dĩ là tiền đề để các nhà phát minh sáng chế ra máy tính, nên chúng ta dễ tìm được những điểm tương đồng của não bộ và máy tính. Giống như các chương trình máy tính, mỗi con người trong quá trình trưởng thành, não bộ của họ được lập trình bởi nhiều mô thức khác nhau từ sự tiếp thu nền giáo dục của gia đình, nhà trường và xã hội, và nghiễm nhiên họ sẽ có một số thông số đã được mặc định sẵn trong tâm trí qua những kinh nghiệm học hỏi trong quá khứ. Mình tạm gọi đó là tư duy mặc định (default mindset).

Trong công việc, khi bạn là một người mới bước chân từ trường học vào công sở, hay từ môi trường làm việc này sang môi trường làm việc khác, có những thông số mặc định cũ sẽ không còn đúng với môi trường hiện tại, mà buộc lòng bạn phải thiết lập lại thông số mới một cách linh hoạt hơn. Nếu vẫn giữ theo lối tư duy cũ, bạn sẽ lọt hố của lỗi mặc định một cách không ngờ tới.

Ủa, tưởng vậy là đúng, mà hóa sai lầm!

Mô thức tư duy quen thuộc của lỗi mặc định:

1. Thấy một sự việc đã được xử lý như vậy –> mặc định các sự việc tương tự khác cũng sẽ xử lý giống như vậy.

Theo quy định của bộ phận Đào tạo ở công ty mình, các khách hàng tham dự khóa học không được vắng quá nhiều buổi của khóa học đấy. Nếu khách hàng xin vắng từ 1 buổi trở lên, tư vấn viên phải hỏi lại ý kiến Trainer (chuyên gia đào tạo chính) để quyết định có nhận trường hợp học viên đó vào khóa học hay không. Trong tình huống này, trước đây Trainer đã từng duyệt cho một khách hàng xin vắng như vậy đi học. Chính bạn tư vấn đó dựa vào tình huống A ban đầu đã được xử lý này để áp dụng cho các trường hợp tương tự khác sau này ở các phiên bản A1, A2, A3… mà không thông qua ý kiến Trainer.

Ở đây, bạn gặp lỗi mặc định khi cho rằng có thể tự ý xử lý các tình huống tương tự mà không thông qua cấp trên, vô tình gây ra nhiều hậu quả khi khách hàng bỏ mất một số buổi học quan trọng và Trainer thì hoàn toàn không đồng tình với cách xử lý đó.

Hóa giải mô thức:  
  • Một giải pháp nếu đã mang tính phổ quát và luôn áp dụng được cho mọi tình huống thì sẽ được viết thành chính sách hoặc quy định chính thức của bộ phận / công ty. Nếu đã không có trong chính sách thì đó là tình huống “còn tùy”, tức tùy vào mỗi trường hợp mà sẽ có cách xử lý khác nhau.
  • Khi gặp tình huống tương tự, hãy hỏi sếp của bạn câu trả lời / hướng xử lý đó có được phép áp dụng cho các tình huống tương tự khác sau này không hay chỉ giới hạn trong tình huống này hay thôi? Khi làm rõ được thông tin này, bạn sẽ biết cách làm sao cho đúng sau này.
2. Thấy một sự việc là đúng trong quá khứ –> mặc định sự việc đó cũng đúng trong hiện tại

Trong bất cứ bộ phận nào của một công ty khi vận hành đều có những quy trình và chính sách đã được thiết lập sẵn, người mới vào sẽ được training để làm đúng theo các quy trình sẵn có. Tuy nhiên, thực tế có những quy trình trong quá khứ đã được thiết lập từ thuở vô thủy vô chung năm nảo năm nào, hoặc được viết bởi những người từ thủa xưa lơ xưa lắc nay đã không còn làm việc ở công ty nên không phải quy trình nào có sẵn cũng còn đúng và còn phù hợp với tình hình hiện tại.

Bạn X. khi mới vào team được training quy trình làm một bản đọc thử sách, mà quy trình này vốn dĩ đã được “truyền thừa” lại qua 4 đời nhân viên ở vị trí đó. Một ngày nọ, chị sếp phòng sách là người đầu tiên ra quy trình đó vô tình xem được một file bản đọc thử sách, và phát hiện có những điểm đã lạc hậu lỗi thời rồi mà bao nhiêu năm nay không ai báo để cập nhật lại. Thế là, chị có chỉnh sửa và cập nhật lại quy trình mới tối giản hơn, lược bỏ đi một số bước rườm rà cũ và giúp cải tiến quá trình làm bản đọc thử được nhanh hơn.

Hóa giải mô thức:  
  • Khi tiếp nhận một quy trình, một thông tin hướng dẫn nào đó từ nhân viên cũ, hãy luôn tự đặt câu hỏi: Quy trình này có còn phù hợp với hiện tại không? Có những cách nào để cải tiến quy trình này tốt hơn không?
  • Nếu nghĩ ra những phương án có thể cải tiến quy trình được tốt hơn, đừng ngại đề xuất thử với cấp trên để được góp ý và hoàn thiện thêm.
3. Thấy nguồn thông tin gửi đến đáng tin cậy –> mặc định là đúng mà không cần kiểm tra lại

Đối với những bạn nào làm Content, việc kiểm tra thông tin trên các văn bản nội dung cực kỳ quan trọng, vì chỉ sai một vài thông tin nhỏ hay sai những lỗi ngớ ngẩn như typo (lỗi đánh máy) thì độc giả – đối tượng khách hàng sẽ đánh giá công ty bạn thiếu chuyên nghiệp đến mức nào.

Có một lần, khi làm việc với biên tập viên nhà đài nọ về kịch bản chương trình sắp lên sóng để quảng bá cho một dịch vụ bên công ty mình. Dù đã kiểm tra thông tin rất kĩ lưỡng và rà soát hết tất cả lỗi typo, cuối cùng mình lại bị sót một lỗi trong điểm mù là title của chị sếp trả lời phỏng vấn bị viết sai. Gọi là điểm mù vì khi phỏng vấn nhân vật, bạn biên tập viên đó có hỏi title của chị và có ghi lại rõ ràng, và khi gửi thông tin sang cho bên đó thì bạn trợ lý của chị cũng gửi kèm title, nên lẽ dĩ nhiên làm sao có thể viết sai title được.

Khi mình gửi bài viết sang cho một bạn Content trong team đăng lại trên website công ty, bạn này cũng chủ quan không đọc lại bài viết và cũng không phát hiện ra lỗi sai ở trên nốt vì bạn mặc định bài này mình đã duyệt rồi cho nên sẽ luôn đúng và không cần dò lỗi lại. Nếu bạn này dò lỗi cẩn thận hơn với tư cách khách quan một nhân viên trong công ty, thì sẽ phát hiện ngay title của chị sếp đó bị viết sai.

Hóa giải mô thức:  
  • Dù là văn bản đã được sếp bạn duyệt rồi, nhưng sếp bạn cũng là con người, mà con người đôi khi hay sơ suất nên hãy thật cẩn trọng kiểm tra lại lỗi một lần nữa. Thử phân thân và đọc dưới 2 góc độ: một nhân viên (chủ quan)một độc giả / khách hàng (khách quan) – bạn sẽ phát hiện những lỗi mà ở góc nhìn kia sẽ không nhận ra.
  • Tập thói quen xét nét, và đừng tin chuyện mọi thứ lúc nào cũng đúng tuyệt đối. Nhờ bạn xét xét mà 99% mới được thành 100% độ chính xác.

Trên một thiết bị, thông số mặc định được thiết lập nhằm giúp người dùng dễ sử dụng mà không cần phải thông qua một quá trình thiết lập phức tạp nào. Khi tư duy mặc định, não bộ cũng không cần suy nghĩ nhiều và không tốn miếng nơ-ron thần kinh nào. “Mặc định vậy đi, cứ thế mà làm!” Tâm trí chọn việc nhẹ nhàng, thân xác rồi sẽ lẹ làng sẽ lãnh hậu quả về sau.

*Xem tiếp Trưởng Thành Nơi Công Sở – Tập 4: Lỗi suy diễn

Nếu bạn đã từng trải qua các lỗi lầm đáng nhớ hay kinh nghiệm đau thương trong quá khứ khi đi làm, đừng ngại ngần chia sẻ với Chơn Linh để rót vốn đầu tư cho bộ phim được kéo dài thêm nhiều tập.
12 lượt xem

Chia sẻ:

Tác giả

Một người xem việc học là một niềm vui thú và có đam mê khám phá các quy luật hữu hình và siêu hình. Cực thích đọc sách và mê điện ảnh, cộng thêm tình yêu với việc viết lách là 3 niềm vui sống của Linh. "Nếu bạn muốn tỏa sáng ngày mai, bạn phải lấp lánh ngay từ hôm nay".

One Comment

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *

This site uses Akismet to reduce spam. Learn how your comment data is processed.