Một sáng cuối tuần mình mở Facebook lên, thấy một tác giả tag mình vào dưới một bài viết của chị vì có độc giả hỏi đã có link đặt mua trước quyển sách mới chưa. Theo kế hoạch, quyển sách tầm khoảng một tháng nữa mới in xong và hiện tại đang ở khâu tính toán chi phí in ấn nên vẫn chưa chốt được giá bìa sách, mà chưa có giá bìa thì chưa thể làm link pre-order. Mình cũng thật tình trả lời như vậy và nhận được phản hồi từ bạn độc giả ấy rằng: “Bạn ơi, linh hoạt lên. Cứ có link để đặt sách đã, đâu phải cứ biết giá thì độc giả mới đặt sách được”.
Nếu là người ngoài cuộc nhìn vào cuộc hội thoại này, có thể bạn sẽ thấy đồng tình với ý kiến của độc giả trên, rằng chúng ta nên linh hoạt hơn để nhìn nhận và xử lý vấn đề, thay vì cứng nhắc bám vào một quy trình khuôn mẫu. Nhiều giải pháp đổi mới sáng tạo cũng bắt nguồn từ những tư duy linh hoạt thoát ra khỏi chiếc hộp như thế. Nhưng có một số chuyện trong thực tế, không đơn giản như cách chúng ta nhìn nhận.
Để “linh hoạt” làm link pre-order mà không cần giá bìa, bạn không đơn giản là tạo một cái link trên website cho người ta đặt sách và a lê hấp – mọi chuyện được giải quyết nhẹ nhàng. Tính năng đặt sách trên hệ thống vốn dĩ được thiết lập mặc định luôn đi kèm với giá bìa, cho nên về cơ bản bạn không thể tạo được một link bán sách mà lại không có giá sách. Để xử lý một trường hợp ngoại lệ như vậy, bạn sẽ cần sự can thiệp của một bạn lập trình viên vào hệ thống website. Vấn đề phát sinh là, một công ty sách nhỏ không phải là một startup công nghệ để có hẳn một đội ngũ lập trình viên riêng, hay chí ít là một vài bạn, mà thông thường website được outsource ra bên ngoài cho một đơn vị nào đó làm. Muốn yêu cầu một tính năng mới, dù đơn giản đến mấy, bạn cũng phải phát sinh một dịch vụ với họ để gửi yêu cầu thực hiện và quá trình này sẽ mất một khoảng thời gian nhất định. Nhưng mấu chốt ở đây là, tính năng này có thật sự cần thiết để công ty bỏ ra chi phí như vậy, khi nó là trường hợp ngoại lệ và rất hiếm khi cần dùng tới?
Giả định rằng bạn có đủ thời gian và sự kiên nhẫn để thực hiện ngần ấy quy trình trên, đến đây chuyện không chỉ dừng lại ở quy trình giải quyết vấn đề, mà còn cửa ải lớn hơn là con người. Trong tình huống này, mình chỉ là biên tập viên và thẩm quyền của mình chỉ giới hạn trong phạm vi bản thảo và các vấn đề liên quan đến nội dung sách, còn việc làm link pre-order hay xử lý các vấn đề liên quan thuộc về quyền hạn của phòng Kinh doanh & Marketing. Để làm được điều bạn độc giả ấy mong đợi, mình phải thuyết phục được Trưởng phòng Kinh doanh & Marketing, nhưng chưa chắc vị trưởng phòng ấy đã có cùng tư duy và quan điểm với bạn độc giả kia. Sâu xa hơn, cách một vị trưởng phòng suy xét và xử lý vấn đề còn ảnh hưởng bởi văn hóa của công ty và phong cách của lãnh đạo. Nếu lãnh đạo hay văn hóa công ty trước giờ vốn không thường linh hoạt như vậy, thì rất khó để xử lý linh hoạt theo ý kiến của bạn độc giả này.
Chỉ là một vấn đề đơn giản nhưng nếu đi sâu đi xa, bạn sẽ thấy thật ra nó không giản đơn và dễ dàng đến thế. Có những sự việc chúng ta chỉ mới nhìn thấy ở phần ngọn nhưng lầm tưởng là mình đã nhìn thấu tận gốc. Phải là người trong cuộc, tiệm cận vấn đề đủ sâu sát, ta mới thấy được bản chất thật sự của vấn đề nằm ở đâu, và quá trình đó thì cần nhiều thời gian. Nhưng ngay cả khi là người trong cuộc, chưa chắc bạn đã thấy được chân tướng của sự việc…
Một cậu em mình quen biết làm freelancer, hôm nay em có cảm thán về mặt trái của nghề là một số khách hàng thường thanh toán trễ hẹn và em khá bức xúc khi người ta xem chuyện thanh toán trễ là bình thường. Em cảm thấy nghịch lý khi bản thân em phải cố gắng để hoàn thành đúng deadline cho khách, nhưng nhận được sản phẩm rồi thì có khi cả tháng sau khách mới thanh toán. Ở góc nhìn của em, em đặt ra một câu hỏi phản biện: Nếu nhân sự một công ty tới ngày nhận lương mà bị công ty trễ hẹn lần lữa thì tâm lý của nhân viên sẽ thế nào, họ có đủ tâm trí để ngồi làm việc tiếp với công ty đó hay không? Kết luận vấn đề, em cho rằng những trường hợp nào chậm trễ như vậy là không uy tín và thiếu tôn trọng đối tác, và em sẽ cân nhắc lại việc giữ gìn mối quan hệ với những đối tác đó trong tương lai.
Đọc câu chuyện của em, mình chợt nhớ tới một câu chuyện thú vị khi bản thân mình là đương sự và cũng rơi vào trường hợp tương tự em. Có lần mình làm freelance cho một công ty nọ, bạn nhân viên làm việc trực tiếp với mình rất vui vẻ nhiệt tình và sếp trực tiếp của dự án cũng rất dễ thương. Sau khi hoàn thành sản phẩm đúng hạn và đạt yêu cầu, mình chờ đợi nhận được khoản thanh toán theo quy định trong hợp đồng là trong vòng 30 ngày. Nhưng 30 ngày rồi 45 ngày trôi qua, mình vẫn chưa thấy động tĩnh gì nên mới hỏi lại bạn nhân viên bên đó, bạn cũng nhiệt tình bảo rằng sẽ nhắc kế toán thanh toán sớm cho mình. Tới 2 tháng trôi qua, tin nhắn trên internet banking vẫn chưa ting ting, bao nhiêu cảm tình của mình trước đó với đối tác vụt bay đi mất, ấy vậy mà họ vẫn thản nhiên book mình làm tiếp sản phẩm khác. Cùng tâm trạng với cậu em ở trên, cảm xúc chung lúc này của mình là rất bực mình và bức xúc về sự chậm trễ thanh toán lẫn sự không uy tín của đối tác.
Sau đó mình có dịp ngồi cà phê trò chuyện với sếp trực tiếp của dự án, mình cũng nói thẳng bức xúc của mình ra và chị ấy rất ngạc nhiên, không hề biết rằng cho tới tận lúc ấy mình vẫn chưa nhận được tiền thanh toán. Sau khi tìm hiểu vấn đề từ nội bộ, chị mới biết lúc mình hoàn thành xong sản phẩm thì bạn nhân viên trong team cũng đã lập phiếu đề xuất thanh toán cho mình và gửi cho bộ phận Kế toán theo đúng quy trình. Tuy nhiên, vấn đề phát sinh ở đây lại là… chị kế toán. Chị kế toán này là một người đã có tuổi và làm việc khá chậm, cộng thêm tính quan liêu của người làm hành chính sự vụ nên nếu phiếu đề xuất nào không gấp, không có ai thúc ép thì chị cứ để đó từ từ thanh toán, nhiều khi quên luôn và vài ba tháng sau mới thanh toán là chuyện bình thường. Vấn đề này nhân viên các bộ phận đều biết, trừ các trưởng phòng vì họ chỉ ký duyệt đề xuất chứ thường không theo dõi cụ thể thời gian thanh toán là khi nào.
Sâu xa hơn, chị kế toán này là người làm việc lâu năm ở công ty nên có vị thế và tiếng nói nhất định, nên hầu như đám nhân viên trẻ không ai dám ý kiến ý cò vì sợ bị chị ghim thì sẽ ảnh hưởng rất nhiều tới chuyện thanh toán các chi phí khác của phòng mình, chưa kể chị cũng là người chi trả lương cho cả công ty thì các bạn lại càng không dám “động chạm” tới chị. Ngay cả khi biết được nguyên nhân như vậy, chị sếp dự án cũng chỉ có thể nhắc khéo nhờ chị kế toán kia thanh toán sớm cho cộng tác viên như mình chứ không thể làm được gì hơn, vì cơ bản hai chị ngang cấp nhau. Có những chuyện nếu thuộc về lỗi quy trình thì còn dễ giải quyết, nhưng đã động đến con người thì khó xử trăm điều.
Bản thân mình cũng có một năm gap year và làm freelancer, cũng như có khá nhiều bạn bè làm freelancer nên bọn mình đều khá quen thuộc với chuyện khách hàng thanh toán trễ, và khách hàng thì cũng có người này người kia, miễn sao họ không chơi dơ quỵt tiền mình luôn là mừng. Tình huống mình kể trên đây mới chỉ là một khía cạnh của việc thanh toán trễ mà nguyên nhân xuất phát từ con người, bên cạnh đó còn có những nguyên khác mà mãi sau này khi trở thành người trong cuộc đi thanh toán cho freelancer thì mình mới hiểu vì sao.
Ví như mình làm trong lĩnh vực xuất bản, có hai đối tượng mình thường lập phiếu đề xuất thanh toán nhuận bút là người dịch sách và tác giả sách. Thông thường trong hợp đồng, phần điều khoản thanh toán của các công ty xuất bản đều sẽ để thời hạn thanh toán trong vòng 30-45 ngày kể từ lúc nhận được bản dịch hoàn chỉnh hay lúc sách được in xong, dĩ nhiên có kèm điều khoản phạt nếu thanh toán trễ. Đối với những freelancer sống bằng tiền dự án thay vì lương tháng, việc họ hoàn thành xong sản phẩm đúng hạn và phải đợi một quãng thời gian 30-45 ngày mới nhận được tiền như trên là điều khó chấp nhận. Nhưng đối với doanh nghiệp, đây lại là điều khoản cần thiết và bắt buộc vì có liên quan tới vấn đề tài chính – kế toán doanh nghiệp.
Nếu nhìn vấn đề một cách đơn giản, ai cũng nghĩ công ty nào chả có sẵn tiền (không có tiền thì lấy gì duy trì hoạt động?) và khoản tiền thanh toán dự án cho một freelance là rất nhỏ so với khoản doanh thu và lợi nhuận mà công ty đó kiếm được, cho nên chuyện thanh toán trễ là điều khó hiểu và khó chấp nhận. Ngay cả khi bộ phận của mình cần outsource thuê freelancer và mình là người trực tiếp lập phiếu đề xuất thanh toán cho bạn freelancer ấy, việc thanh toán trong vòng 1 tuần vì còn vướng thủ tục hành chính trình ký giấy tờ thì mình có thể hiểu được, nhưng bản thân mình cũng thấy khó hiểu chuyện vì sao lại kéo dài thời hạn thanh toán tới cả tháng hoặc hơn, dẫu cho mình đang là người trong cuộc. Nếu đi hỏi nhân viên kế toán, câu trả lời chỉ đơn giản là công ty quy định như vậy.
Chỉ đến khi mình biên tập một cuốn sách về tài chính doanh nghiệp, làm việc với chuyên gia để hiệu đính cuốn sách cũng như trò chuyện với một số người quen làm trong lĩnh vực kế toán để tìm hiểu về một số thuật ngữ và khái niệm chuyên môn trong sách, mình mới kết nối và lắp ghép được bức tranh toàn cảnh để tìm ra câu trả lời cho vấn đề trên. Trong mỗi kỳ kế toán, doanh nghiệp phải chi trả cho rất nhiều khoản chi phí để duy trì hoạt động, bao gồm chi phí trả trước (như chi phí thuê văn phòng, phí dịch vụ, tiền lương nhân viên, phí bảo hiểm, thuế doanh nghiệp,…) và chi phí trích trước hay khoản nợ trả sau của doanh nghiệp (thanh toán hóa đơn của đối tác, chi phí đi du lịch trong năm,…). Vai trò và trách nhiệm của bộ phận Kế toán là làm sao để cân bằng được bảng cân đối kế toán giữa tài sản và công nợ, cũng như đảm bảo được dòng tiền mặt để duy trì hoạt động công ty.
Trừ khi lợi nhuận của một công ty lớn hơn gấp nhiều lần so với chi phí bỏ ra, đa phần các công ty đều vật lộn với bài toán duy trì sự cân bằng này và nhiều công ty khởi nghiệp phá sản sớm chỉ trong vòng vài năm đầu. Nếu chi trả theo nguyên tắc đơn giản là doanh nghiệp nợ ai thì trả ngay người đó, dòng tiền mặt sẽ sớm cạn kiệt vì khoản chi phí phải trả là rất lớn trong khi khoản chi phí thu về thì chậm và trải dài từ từ suốt cả tháng. Ví dụ cho dễ hiểu, bạn mở một tiệm cà phê, chưa biết ngày hôm nay và ngày mai bạn có được bao nhiêu khách, bán được bao nhiêu ly cà phê thì căn bản là mỗi tháng bạn phải trả X tiền thuê mặt bằng, Y tiền thuê nhân viên, Z tiền nguyên vật liệu và n khoản chi phí khác. Nếu trả cái vèo sạch sành sanh các khoản cần phải chi trả, có nguy cơ bạn sẽ sập tiệm sớm vì thiếu nguồn tiền. Lẽ vậy, giữa các doanh nghiệp mới hình thành quy ước với nhau là sẽ trả chậm và trả sau bao nhiêu ngày kể từ khi nhận hóa đơn. Nhờ quy luật này mà doanh nghiệp và thị trường kinh doanh mới vận hành được theo cách nó vận hành như hiện tại.
Chính vì thế, việc một doanh nghiệp thuê một freelancer và trong điều khoản thanh toán quy định thời gian chi trả từ 30-45 ngày là khá bình thường, vì đây là khoản thời gian trả chậm cần thiết để phía doanh nghiệp có thể cân đối dòng tiền. Nếu một công ty làm ăn tốt, dòng tiền mặt dồi dào, dù hợp đồng quy định như thế nhưng bộ phận Kế toán có thể sẽ thanh toán rất sớm tầm khoảng 1-2 tuần đầu cho bạn freelancer ấy. Nhưng trong trường hợp tháng này doanh thu thấp, có nhiều khoản phải chi trả, doanh nghiệp sẽ ưu tiên chi trả cho những đối tác cần kíp và quan trọng trước, và trả chậm cho những đối tác ít quan trọng hơn, miễn là vẫn đảm bảo thời hạn chi trả theo hợp đồng quy định. Trong một số trường hợp, doanh nghiệp sẵn sàng chấp nhận khoản tiền phạt thấp để trả chậm hơn thời gian hợp đồng quy định, vì thực tế họ đang kẹt tiền và khó thanh toán được một khoản lớn như vậy.
Bạn nào không rành chuyện tài chính – kế toán, đọc qua câu chuyện trên sẽ thấy hơi rối rắm nhức đầu. Mình kể ra để bạn hiểu rằng sau mỗi vấn đề tưởng chừng như đơn giản lại là tầng tầng lớp lớp những chuyện phức tạp sâu xa hơn, mà nhiều khi chính người trong cuộc còn chưa thể hiểu được huống hồ gì người ngoài cuộc. Và có những vấn đề khi hiểu ra rồi, chúng ta chỉ có thể chấp nhận nó ở một chừng mực nào đó chứ khó giải quyết được vấn đề rốt ráo khi nó là một mắt xích liên đới trong vô vàn mắt xích vô hình khác.
Giống như tình huống bạn độc giả ở đầu bài, khi đọc bình luận như vậy của bạn, mình chỉ đơn giản là bấm like và câu chuyện dừng lại ở đó. Mình không thể vào bình luận hay đi inbox cho bạn để giải thích tường tận gốc rễ vấn đề nếu bạn chưa đủ duyên và sự mở lòng để hiểu. Mà cơ bản là có nhiều chuyện, biết càng sâu thì sẽ thấy cuộc đời này sao mà phức tạp. Sống đơn giản nghĩ đơn thuần, đôi khi vậy mà lại hay.
Nếu bạn cảm thấy đồng điệu và rút tỉa được điều gì đó từ bài viết trên, bạn có thể ủng hộ blog để Chơn Linh có thêm động lực chia sẻ nhiều hơn trong tương lai.
