Hành trình tiến hóa của một tổ chức

Có bao giờ khi đi làm, bạn tự hỏi vì sao công ty mình làm việc lại vận hành theo cách như thế, trong khi công ty của một người quen nào đó thì lại vận hành theo một cách khác? Nếu từng trải qua nhiều môi trường làm việc, bạn sẽ nhận ra một số công ty có cùng một khuôn mẫu vận hành và nhìn chung có nhiều kiểu khuôn mẫu tổ chức khác nhau. Vậy làm sao để biết được tổ chức bạn đang làm việc thuộc dạng thức nào? Và việc hiểu về các dạng thức mô hình tổ chức có ích lợi gì cho sự nghiệp đi làm của bạn không?

Trong cuộc tiến hóa của tự nhiên, vạn vật không ngừng sinh trưởng và phát triển lên những cấp bậc mới qua từng thời kỳ, giống như cách loài người hiện đại tiến hóa lên từ giống người nguyên thủy thời ăn lông ở lỗ. Trong đời sống của nhân loại, chúng ta cũng có sự tiến hóa trong cách con người cộng tác với nhau để tạo thành các mô hình tổ chức. Nói cách khác, các tổ chức mà chúng ta biết ngày nay là sự thể hiện của thế giới quan và các giai đoạn phát triển của nhân loại.

Nhà cố vấn doanh nghiệp Frederic Laloux từng nghiên cứu qua các dạng thức mô hình tổ chức từ xưa đến nay và đúc kết công trình nghiên cứu của mình trong cuốn sách nổi tiếng Tái tạo tổ chức. Nhờ cơ hội biên tập cuốn sách, mình như được khai sáng và có cái nhìn thấu suốt hơn về các tổ chức mà mình đã và đang làm việc. Hành trình tiến hóa của tổ chức sẽ đi từ các ý thức hệ cho đến sự hình thành loại tổ chức, nhưng trong khuôn khổ bài viết này, mình chỉ có thể điểm qua một cách cô đọng 5 dạng thức tổ chức chính tương ứng với 5 màu sắc: Tổ chức Màu đỏ, Tổ chức Hổ phách, Tổ chức Da cam, Tổ chức Xanh lá và Tổ chức Xanh ngọc.

Tổ chức Màu đỏ

Mô hình Tổ chức Màu đỏ xuất hiện dưới hình thức các đội quân thường xuyên đi chinh phạt các lãnh thổ quốc gia khác. Trong thế giới hiện đại, kiểu tổ chức này thấy rõ qua các băng nhóm đường phố và mafia. Đặc điểm nổi bật của tổ chức Màu đỏ là sự thực thi quyền lực trong nội bộ, thủ lĩnh giống như một con sói đầu đàn luôn thể hiện sức mạnh áp đảo và dạy dỗ những người khác qua những màn trừng phạt dã man và công khai để giữ vững vị trí quyền lực của mình. Bởi lẽ nếu quyền lực của thủ lĩnh lung lay, đàn em anh ta sẽ tìm cơ hội để lật đổ. Trong Tổ chức Màu đỏ, họ không có hệ thống phân cấp chính thức và không có chức danh công việc. Lẽ vậy, họ cũng khó mở rộng quy mô tổ chức và thường không kiểm soát được những người dưới họ ba, bốn cấp.

Tổ chức Hổ phách

Sự ra đời của Tổ chức Hổ phách mang lại 2 điểm đột phá lớn: (1) khả năng lập kế hoạch cho trung và dài hạn; (2) cơ cấu tổ chức ổn định và mở rộng quy mô. Nhờ sự kết hợp hai đặc điểm này mà các Tổ chức Hổ phách đã tạo nên nhiều thành tựu trong lịch sử như xây dựng hệ thống thủy lợi, kim tự tháp và Vạn Lý Trường Thành; điều hành các con tàu, trạm giao dịch và đồn điền của thế giới thuộc địa; xây dựng nên những nhà thờ Công giáo hoành tráng và các công trình kiến trúc vĩ đại. Có thể nói thế giới phương Tây được định hình là nhờ các Tổ chức Hổ phách. Ở thế giới hiện đại, mô hình Tổ chức Hổ phách vẫn còn tồn tại ở hầu hết các cơ quan chính phủ, trường học công lập, tổ chức tôn giáo và quân đội.

Điểm đột phá đầu tiên cũng tạo tiền đề cho sự phát minh ra các quy trình trong tổ chức. Với quy trình, chúng ta có thể sao chép kinh nghiệm của quá khứ vào tương lai. Kết quả kinh doanh của năm ngoái sẽ là khuôn mẫu cho đội ngũ kinh doanh năm nay. Nhờ có quy trình, các kiến thức quan trọng trong tổ chức không còn phụ thuộc vào một người mà được truyền qua nhiều thế hệ và bất kỳ người nào cũng có thể được thay thế, ngay cả người đứng đầu. Tổ chức Hổ phách hoạt động dựa trên giả định ngầm rằng có một cách làm đúng và thế giới là bất biến, những gì đã làm tốt trong quá khứ cũng sẽ hiệu quả trong tương lai.

Điểm đột phá thứ hai tạo ra một hệ thống phân cấp cố định và sơ đồ tổ chức. Cấu trúc tổng thể được sắp xếp thành một kim tự tháp cứng nhắc với luồng báo cáo chính thức từ cấp dưới lên cấp trên. Giám đốc sẽ chỉ huy các quản lý và các quản lý giám sát nhân viên. Lòng trung thành của cá nhân với thủ lĩnh không còn cần thiết như ở giai đoạn Tổ chức Màu đỏ, mà vai trò của nhân viên đã được tích hợp vào hệ thống cấp bậc. Việc lập kế hoạch sẽ diễn ra theo một chiều: cấp trên suy nghĩ và chỉ đạo, còn cấp dưới thực hiện. Nếu như Tổ chức Màu đỏ kiểm soát chủ yếu là bạo lực thì ở Tổ chức Hổ phách, cơ chế kiểm soát sẽ tinh vi và phức tạp hơn với một bộ các quy tắc. Chẳng hạn nếu bạn đi làm trễ thì sẽ bị trừ lương, nếu bạn phạm phải sai lầm nghiêm trọng thì sẽ bị đuổi việc.

Ở thế giới quan Hổ phách, cấp lãnh đạo xem phần lớn người lao động là những kẻ lười biếng, không trung thực và cần sự kiểm soát chỉ đạo. Chính từ thế giới quan này mà người lao động luôn bị giám sát dưới nhiều hình thức khác nhau như chấm công, báo cáo công việc hằng tuần hằng tháng,… Họ không được phép ý kiến về chuyện đổi mới sáng tạo, có tư duy phản biện hay thể hiện bản sắc cá nhân nơi làm việc. Thông tin từ cấp trên truyền xuống cấp dưới hết sức kín kẽ và giới hạn, chỉ thông điệp nào cần thiết thì mới đưa. Nếu Tổ chức Màu đỏ vận hành như bầy sói thì phép ẩn dụ cho Tổ chức Hổ phách là một đội quân. Những người lính dưới đáy kim tự tháp phải nhất cử nhất động tuân theo mệnh lệnh của cấp trên, không được phép thắc mắc, có như vậy thì binh đoàn mới hành quân trong trật tự.

Tổ chức Da cam

Các tập đoàn toàn cầu hiện đại là hiện thân của Tổ chức Da cam với 3 điểm đột phá bổ sung:

1. Đổi mới sáng tạo: Tổ chức Da cam xem đổi mới sáng tạo không phải là mối đe dọa mà như một cơ hội. Họ phát minh ra các phòng ban mới vốn không tồn tại trong Tổ chức Hổ phách như: phòng R&D (nghiên cứu và phát triển), phòng PR/marketing, phòng quản lý sản phẩm. Tổ chức Da cam vẫn giữ lại sơ đồ kim tự tháp làm cấu trúc cơ bản của mình, nhưng giảm bớt ranh giới của sự phân cấp cứng nhắc bằng các nhóm dự án, nhóm hoạt động liên phòng ban.

2. Trách nhiệm: Phong cách ra lệnh và kiểm soát ở Hổ phách đã được thay đổi thành dự đoán và kiểm soát ở Da cam. Nhà lãnh đạo cao nhất đưa ra một định hướng và phương án tổng thể về các mục tiêu họ muốn. Họ không quan tâm tới việc nhân viên sẽ thực hiện như thế nào, cái họ quan tâm là kết quả cuối cùng, và kết quả tốt đồng nghĩa sẽ được thưởng. Nếu như Tổ chức Hổ phách chỉ dựa vào “cây gậy” để trừng phạt nhân viên thì Tổ chức Da cam đã đem đến “củ cà rốt” – phần thưởng. Chính từ thái độ này mà một loạt các quy trình quản lý quen thuộc với chúng ta ngày nay được ra đời: lập kế hoạch chiến lược, lập ngân sách hằng năm, tính KPI,… Trong thế giới quan của Da cam, mọi người được thúc đẩy bởi sự thành công vật chất.

3. Chế độ trọng dụng nhân tài: Bất kỳ nhân viên nào cũng đều có cơ hội thăng tiến như nhau để leo lên bậc thang cao hơn trong tổ chức. Kiểu đồng phục bắt buộc và phân theo thứ bậc ở Tổ chức Hổ phách được thay thế bằng trang phục công sở đa dạng ở Tổ chức Da cam. Nhân viên có xu hướng khoác lên mình chiếc mặt nạ của sự chuyên nghiệp và giữ kín cảm xúc riêng tư của bản thân ở sau lớp mặt nạ ấy để không bị tổn thương. Đặc quyền mỗi nhân viên phụ thuộc vào cấp bậc và vị trí của người đó trong tổ chức, chẳng hạn các giám đốc thì có phòng làm việc riêng, đi máy bay ghế hạng nhất trong khi nhân viên thì chen chúc nhau trong những dãy bàn làm việc phân ô, đi máy bay hạng vé phổ thông.

Phép ẩn dụ cho Tổ chức Da cam là một cỗ máy, với lãnh đạo là những người thiết kế tổ chức và nhân viên là những nguồn lực được sắp xếp cẩn thận trên sơ đồ tổ chức, giống như các bánh răng bên trong một cỗ máy. Nếu vài bộ phận máy móc hoạt động không như ý muốn của lãnh đạo thì sẽ có những buổi gọi là team building để bơm dầu làm trơn bánh răng. Hình ảnh ẩn dụ cỗ máy này còn cho thấy rằng dù cho Tổ chức Da cam có năng động và đổi mới sáng tạo tới đâu, nó vẫn thiếu sức sống và vô hồn.

Tổ chức Xanh lá

Quan điểm của Tổ chức Xanh lá là muốn loại bỏ cả quyền lực và hệ thống cấp bậc trong tổ chức. Mô hình tổ chức của Xanh lá bổ sung thêm 3 điểm đột phá mới:

1. Trao quyền: Tổ chức Xanh lá vẫn giữ nguyên cấu trúc phân cấp với chế độ trọng dụng nhân tài như Da cam, nhưng sẽ cho nhân viên được tự do quyết định mà không cần sự đồng thuận của cấp quản lý, miễn là họ hoàn thành mục tiêu mà tổ chức mong muốn. Các nhà quản lý được yêu cầu chia sẻ quyền lực và từ bỏ một số quyền kiểm soát, hướng tới mục tiêu trở thành những người lãnh đạo phục vụ – biết lắng nghe cấp dưới, trao quyền cho họ và thúc đẩy họ phát triển.

2. Văn hóa định hướng theo giá trị và mục đích truyền cảm hứng: Văn hóa cởi mở và chia sẻ là chất keo giúp cho Tổ chức Xanh lá có thể đứng vững, bởi họ không giấu thông tin giống như Tổ chức Hổ phách và Da cam. Nhân viên được tin tưởng để đưa ra quyết định đúng đắn và được định hướng dựa trên một số giá trị chung chứ không phải nhất nhất tuân theo một bộ các quy tắc và chính sách dày cộm. Tổ chức Xanh lá thường đặt mục đích truyền cảm hứng làm trọng tâm trong tất cả những việc họ làm. Văn hóa tổ chức là điều tối quan trọng và các quy trình tổ chức đều xoay quanh việc lấy nhân viên làm trung tâm.

3. Góc nhìn của nhiều bên liên quan: Tổ chức Xanh lá cho rằng doanh nghiệp không chỉ có trách nhiệm với quyền lợi của ban giám đốc hay nhà đầu tư nói riêng mà còn phải quan tâm tới nhân viên, khách hàng, nhà cung cấp, cộng đồng địa phương, xã hội và môi trường nói chung. Vai trò của ban lãnh đạo là đưa ra những quyết định đúng đắn để tất cả các bên liên quan đều có thể hưởng lợi và cùng phát triển.

Phép ẩn dụ của Tổ chức Xanh lá là xem công ty như một gia đình. Nhân viên là một phần của một gia đình chung và họ sẵn sàng giúp đỡ lẫn nhau, luôn ở đó vì nhau.

Tổ chức Xanh ngọc

Xanh ngọc là cấp độ tiến hóa cao nhất của một tổ chức và chính vì cao nhất nên hiện nó chưa được phổ quát ở nhiều công ty mà chỉ mới rải rác ở một số tổ chức cấp tiến. Trong Tổ chức Xanh ngọc, chúng ta giảm nhu cầu kiểm soát con người và sự kiện – không có chấm công, không cần nhân viên phải có mặt 24/7 tại văn phòng, không còn những quy trình làm việc rườm rà, không còn KPI và báo cáo thường xuyên,… Xanh ngọc tin rằng ngay cả khi nhân viên mắc sai lầm hay thất bại, đó đều là những bài học và cơ hội để phát triển, và sau cùng thì mọi thứ sẽ tốt đẹp lên.

Trong quá trình ra quyết định ở Xanh ngọc, chúng ta chuyển từ thước đo bên ngoài sang thước đo bên trong. Quyết định này có đúng không? Tôi có đang sống thật với chính mình không? Tôi có đang phục vụ thế giới không? Chúng ta không theo đuổi sự công nhận, thành công và giàu có, mà theo đuổi một cuộc sống tốt đẹp, nhân văn và tử tế hơn. Và kết quả đi kèm theo đó sẽ là sự công nhận, thành công và giàu có.

Trong Xanh ngọc, cuộc sống được xem như một cuộc hành trình của cá nhân và tập thể hướng tới bản chất chân thật và sự toàn vẹn của chúng ta. Nhân viên trong Tổ chức Xanh ngọc được khuyến khích tự do thể hiện bản thân và cá tính của mình trong tập thể mà không có bất kỳ ai phán xét họ. Các nhà quản lý cũng ít có xu hướng để tâm tới những lỗi sai và thiếu sót nơi nhân viên hay xem nhân viên là những cỗ máy hỏng hóc cần sửa chữa, mà họ chuyển sự chú ý vào những tiềm năng và điểm mạnh của nhân viên. Với tư cách là con người, nhân viên không phải là những vấn đề chờ được giải quyết mà là những tiềm năng chờ được bộc lộ.

Phép ẩn dụ cho Tổ chức Xanh ngọc là một cơ thể sống hoặc hệ thống sống. Cuộc sống luôn không ngừng phát triển và tiến hóa theo hướng trở nên toàn vẹn hơn. Sự thay đổi trong tự nhiên diễn ra mọi lúc mọi nơi mà không cần sự chỉ huy và kiểm soát của một cơ quan trung tâm nào đó. Tiềm năng của Tổ chức Xanh ngọc là vô hạn khi chúng ta được tiếp sức bởi chính sức mạnh của sự sống và thuận theo dòng chảy tự nhiên.

Hiểu về hành trình tiến hóa của tổ chức

Trong cách Laloux phân loại các dạng thức tổ chức, khi ông nói một tổ chức là Xanh ngọc chẳng hạn, ông không có ý ám chỉ rằng tất cả những con người làm việc ở đó và tất cả tương tác hằng ngày của họ đều dựa trên dạng thức Xanh ngọc. Bản chất con người chúng ta rất phức tạp để có thể giản lược thành một dạng thức duy nhất. Thay vào đó, ý ông là ám chỉ phần lớn các cấu trúc, hoạt động và văn hóa của tổ chức ấy. Trong các tổ chức lớn, một số bộ phận có thể có dạng thức khác với phần còn lại của tổ chức, ví dụ trụ sở của một công ty đa quốc gia lớn có thể hoạt động theo kiểu Da cam, nhưng các nhà máy thuộc công ty này lại hoạt động theo kiểu Hổ phách.

Tương ứng với các dạng thức tiến hóa của tổ chức, mỗi cá nhân cũng có các dạng thức tương tự, vốn được định hình từ những môi trường đầu tiên họ làm việc. Chẳng hạn như, nếu bạn từng làm việc trong một Tổ chức Xanh lá (ví dụ công ty startup), nơi nhân viên được trao quyền và văn hóa tổ chức rất truyền cảm hứng, thì bạn sẽ quen với cách nhìn thế giới công sở theo kiểu Xanh lá – rằng tự do trong công việc và những thứ tốt đẹp bạn được hưởng vốn là một điều mà tổ chức nên có. Tuy nhiên sau đó bạn lại chuyển sang làm việc ở một Tổ chức Hổ phách (ví dụ công ty lâu năm kiểu Việt Nam), bạn sẽ bị dội bởi văn hóa kiểm soát và phục tùng, và cảm thấy rất khó khăn để thích ứng với một tổ chức có cấp bậc tiến hóa thấp hơn như vậy.

Ngược lại, giả sử bạn là một nhà quản lý chủ yếu nhìn thế giới từ góc độ Hổ phách. Phong cách quản lý quen thuộc của bạn đối với nhân viên là nói cho họ biết những gì họ cần làm, cầm tay chỉ việc và lúc nào cũng kiểm soát công việc của họ. Sau đó bạn lại chuyển qua làm việc ở một Tổ chức Xanh lá, nơi cấp lãnh đạo khuyến khích bạn cần trao quyền cho nhân viên. Ban đầu bạn cảm thấy không quen với cách làm này, nhưng nhìn xung quanh các quản lý cùng cấp khác đều làm như vậy. Mỗi năm hai lần bạn đều nhận được phản hồi từ nhân viên dưới quyền về phong cách quản lý của bạn (nhận xét tiêu cực có thể ảnh hưởng tới lương thưởng của bạn), và bạn được cấp trên yêu cầu thảo luận với nhân viên về việc cả nhóm đang hiện thực hóa các giá trị của công ty như thế nào. Dần dà, bạn sẽ quen với một số kỹ năng và phong cách quản lý kiểu Xanh lá. Qua thời gian, chính bối cảnh tổ chức sẽ giúp bạn phát triển và thực sự hòa nhập vào dạng thức tiến hóa của tổ chức.

Có một thực tế hết sức phũ phàng là, đa số các công ty trên thế giới hiện nay còn nằm ở cấp bậc tiến hóa khá thấp từ quãng Màu đỏ tới Da cam (các công ty ở Việt Nam có cấp bậc còn thấp hơn nhiều). Nếu theo dõi tin tức gần đây qua việc hàng loạt các tập đoàn lớn như Meta (Facebook), Twitter, Amazon sa thải hàng chục ngàn nhân viên và cách các vị lãnh đạo như Mark Zuckerberg, Elon Musk và Jeff Bezos đối xử với nhân viên, bạn sẽ thấy các công ty này tuy thuộc dạng thức Tổ chức Da cam nhưng các nhà lãnh đạo của họ lại có ý thức hệ của Màu đỏ – họ như những thủ lĩnh sẵn sàng sát phạt và thanh lọc đội ngũ một cách thẳng tay để đạt được mục tiêu của họ. Khi mình biên tập một cuốn sách về Amazon, mình khá sốc trước tính nết cục súc của vị CEO Jeff Bezos khi ông ta sẵn sàng xé báo cáo thẳng tay trước mặt nhân viên chỉ vì một vài lỗi sơ suất hay chễ giễu cấp dưới thậm tệ: “Tại sao anh lãng phí thời gian của tôi vậy?”, “Hình như hôm nay tôi chưa uống thuốc trị ngu thì phải?”. Một khi CEO có cấp độ tiến hóa về ý thức thấp hơn dạng thức tiến hóa của tổ chức, kết cục là họ có thể kéo tổ chức đó đi lùi lại trên bậc thang tiến hóa.

Đối với hầu hết mọi người, cấp độ tiến hóa của Tổ chức Xanh lá là một môi trường lý tưởng mà ai cũng mong muốn được làm việc ở đó. Bản thân mình cũng từng trải nghiệm ở một Tổ chức Xanh lá trong những năm đầu đời khi mới tốt nghiệp và thực sự những tổ chức thuộc kiểu này chưa thực sự phổ biến ở thế giới lẫn Việt Nam. Tuy nhiên, khi nhìn từ góc độ Tổ chức Xanh ngọc, cách so sánh tổ chức như một gia đình có thể có những bất cập và khó xử nhất định. Không phải gia đình nào cũng giúp ta bộc lộ được những phẩm chất tốt đẹp thiên bẩm của mình (có những gia đình rất độc hại) và thực tế là các gia đình không phải lúc nào cũng hòa thuận êm ấm. Nếu bạn là nhân viên và báo cáo lên sếp nam, vậy ẩn dụ này có phải tương đương bạn là con còn sếp là cha bạn không? Tuy Tổ chức Xanh lá nhấn mạnh vào tinh thần lãnh đạo phục vụ, nhưng không phải ai cũng thích việc ràng buộc tổ chức vào mối quan hệ kiểu gia đình và tung hô văn hóa xem công ty là gia đình.

Cuối cùng, Tổ chức Xanh ngọc thực sự là một mô hình lý tưởng như một thế giới đại đồng mà bên tôn giáo hay nói tới. Ở Tổ chức Xanh ngọc, bạn sẽ không còn thấy hệ thống phân cấp phân chia các thứ bậc từ cao xuống thấp, mà mọi nhân viên đều bình đẳng như nhau và không có vai trò nhà quản lý, chỉ có nhà lãnh đạo ở cấp cao nhất điều hành tổ chức và sẵn sàng hỗ trợ nhân viên hay xắn tay làm việc nếu cần thiết. Đồng thời, Tổ chức Xanh ngọc cũng không phân chia thành các phòng ban như kiểu tổ chức truyền thống, mà nhân sự tự tổ chức thành các nhóm tự quản. Các nhóm tự quản này sẽ đảm nhận tất cả các nhiệm vụ mà các phòng ban chức năng từng đảm nhiệm: họ tự tuyển dụng nhân sự, tự lập kế hoạch, tự lên lịch nghỉ phép và tự quản lý công việc của mình. Ở Tổ chức Xanh ngọc, nhân viên cũng thường trang trí văn phòng làm việc y như ở nhà với rất nhiều đồ vật thể hiện bản sắc cá nhân của họ. Bên cạnh đó, Tổ chức Xanh ngọc cũng có xu hướng chọn những văn phòng gần gũi với thiên nhiên hay đưa rất nhiều cây cảnh vào nơi làm việc.

Có thể khi đọc qua về Tổ chức Xanh ngọc, nhiều bạn sẽ cảm thấy khó tin và đặt nghi vấn: Làm sao mà có một tổ chức như thế tồn tại được? Tự quản như thế thì làm sao vận hành hiệu quả và hiệu suất cho được? Nếu quản lý không kiểm soát nhân viên thì há chẳng phải công ty sẽ loạn hay sao? Khi chúng ta nhìn tổ chức từ góc độ tiến hóa thấp hơn, chúng ta sẽ thấy những điều lý tưởng trên là khó tin và huyễn hoặc, cũng giống như những người vô thần luôn nghi ngờ sự hiện diện của thế giới tâm linh vô hình. Nhưng một khi bạn đã trải nghiệm môi trường tổ chức ở cấp độ tiến hóa cao hơn, bạn sẽ có một cái nhìn và thái độ hoàn toàn khác trước.

Hiểu về hành trình tiến hóa của tổ chức, bạn sẽ xác định được tổ chức mà mình đang làm việc thuộc dạng thức tiến hóa nào, hay CEO và sếp của bạn có ý thức hệ thuộc kiểu nào. Từ đó, bạn có thể hướng đến việc tìm kiếm và lựa chọn những tổ chức có cấp độ tiến hóa cao hơn để làm việc và cống hiến trong sự hòa mình vào dòng chảy không ngừng đi lên của cuộc sống.