Trưởng Thành Nơi Công Sở – Tập 10: Lỗi trình bày

Ngược dòng lịch sử trở về thời các vua Hùng dựng nước, nhân dịp đầu Xuân, vua Hùng Vương thứ 6 mới họp các hoàng tử lại và bảo rằng:

– Ta nay đã sắp gần đất xa trời, con nào tìm được thức ăn ngon để bày cỗ cho ý nghĩa nhất thì ta sẽ truyền lại ngôi cho.

Vị hoàng tử nào cũng mong được truyền ngôi nên thi nhau tìm kiếm đủ thứ sơn hào hải vị của ngon vật lạ trên đời để dâng lên vua cha. Nào là cua hoàng đế hấp cách thủy, vi cá mập chưng tổ yến, tôm hùm sốt bơ, sâm cầm nướng lu, cá anh vũ nướng muối ớt, mì bào ngư tiến vua, canh bát trân chè bát bửu, v.v.

Món nào cũng hấp dẫn lạ kỳ đời, không chỉ ngon mà còn trình bày hết sức sặc sỡ bằng mâm vàng chén bạc dĩa ngọc. Ấy vậy mà vua Hùng nhìn món nào cũng lắc đầu nguầy nguậy, cho đến khi hoàng tử thứ 18 là chàng Lang Liêu dâng lên hai món bánh chưng – bánh dầy kèm một bài presentation hết sức ấn tượng về hình học không gian, thiên văn học và nhân học. Bánh chưng hình vuông tượng trưng cho Đất, bánh dầy hình tròn tượng trưng cho Trời. Lá xanh bọc ngoài còn nhân trong ruột bánh tượng trưng cho cha mẹ yêu thương đùm bọc con cái.

Nhờ bài thuyết trình xuất sắc đó, hoàng tử Lang Liêu giật luôn ngôi vị quán quân và được vua Hùng truyền ngôi lại cho.

Sau buổi thi thố ẩm thực, các hoàng tử thua cuộc mới xúm lại ăn thử món bánh chưng – bánh dầy của Lang Liêu xem liệu có ngon như lời trình bày. Ăn xong cả đám mới kháo nhau:

– Nghe nói hay ho tưởng ngon lắm, ai dè ăn vào thấy cũng bình thường!

Các hoàng tử khác đâu biết rằng, sở dĩ họ thua là vì chỉ biết chăm chăm vào món ăn (nội dung) mà bỏ qua mất tính ý nghĩa (hình thức) của món ăn theo đề bài (brief) mà vua Hùng giao cho. Lang Liêu thông minh hiểu được insight của vua cha và biết cách song kiếm hợp bích nên mới giành được vương miện trong cuộc pitching này.

Lỗi các hoàng tử gặp phải ở chốn công sở ngày nay còn được gọi là lỗi trình bày, bởi có thơm mà không có đỏ hay tốt gỗ mà thiếu miếng nước sơn thì cũng chẳng nên cơm cháo gì.

Nhận diện lỗi trình bày

Trong môi trường công sở, ngoài giao tiếp trực tiếp với nhau thì phần lớn công việc sẽ được triển khai qua các hình thức văn bản khác nhau như email, thông báo, Word, Excel, bài thuyết trình, biên bản, v.v. Kỹ năng trình bày văn bản sao cho đẹp mắt và dễ hiểu là một loại thẩm mỹ mà nếu ý thức rèn luyện từ sớm sẽ giúp ích rất nhiều cho bạn trong công việc.

Nếu không để ý điều này, bạn sẽ dễ rơi vào các lỗi trình bày sau đây:

1. Trình bày quá sơ sài

Có lần mình giao một bạn Customer Care đang thử việc nhiệm vụ viết vài mẫu email chăm sóc khách hàng và yêu cầu gửi qua Google Docs cho mình feedback. Kết quả đầu ra của nhiệm vụ là bạn trả cho mình một file đầy lỗi trình bày như sau:

Tên file không đặt nên mặc định sẽ hiện “Untitled document”.
Không biết cách dùng Heading nên một file dài gần 2000 chữ mà từ trên xuống dưới suôn đuột một font size.
Không biết dùng tính năng bold/italic và tô màu chữ để nhấn mạnh những từ khóa cần nhấn như tên chương trình, tên sản phẩm nên nhìn vào file chỉ thấy toàn chữ là chữ và không có điểm neo.
Một vài đoạn copy paste từ trên mạng mà quên clear format dẫn tới lỗi 2-3 font nham nhở.

Đa số chúng ta từ lúc học phổ thông cho tới đại học đều đã học qua Word/Excel căn bản, từng làm bao nhiêu tiểu luận, bài thuyết trình, và đều thi lấy chứng chỉ Tin học để tốt nghiệp ra trường. Tuy nhiên, tới lúc đi làm thực tế thì những kỹ năng này hầu như lại bị quên sạch sành sanh.

Trong lĩnh vực thiết kế, có hai khái niệm là UI và UX được mô tả ngắn gọn như sau:

UI (User Interface): giao diện người dùng – bao gồm những gì mà người dùng nhìn thấy trên một sản phẩm như màu sắc, biểu tượng, phông chữ,…
UX (User Experience): trải nghiệm người dùng – quá trình người dùng sử dụng sản phẩm có gặp khó khăn trở ngại gì hay không, dùng có dễ không.

Ví dụ, trong một website thương mại điện tử thì UI designer sẽ phụ trách phần thiết kế giao diện của website còn UX designer sẽ chịu trách nhiệm thiết kế trải nghiệm người dùng trên website đó. Sự kết hợp của cả hai sẽ đảm bảo website dễ dùng nhất có thể và đạt được mục đích cũng như yêu cầu của thiết kế.

Tư duy UI và UX trên cũng có thể áp dụng vào môi trường công sở để khắc phục lỗi trình bày. Ở góc độ nhân viên thực hiện nhiệm vụ, bạn không chỉ cần trình bày sao cho đẹp mắt và đúng quy cách theo quy chuẩn của công ty (UI) mà còn phải đặt bản thân vào góc độ người nhận sản phẩm của bạn ở đầu ra (UX). “Sản phẩm” ở đây là từ dùng chung cho tất tần tật các thể loại văn bản cần phải trình bày trong môi trường làm việc. Bạn phải tự đặt cho mình những câu hỏi như:

Văn bản này đã trình bày ngắn gọn, rõ ràng chưa hay còn dông dài, rối rắm?
Văn bản này có dễ đọc không hay đọc vào mắc mệt?
Văn bản này có dễ hiểu không hay có chỗ nào làm người đọc cảm thấy khó hiểu?

Khi tự hỏi và xử lý được những câu hỏi trên thì tự khắc bạn đã tìm ra đáp án cho phần UX của mình. Người nhận sản phẩm của bạn ở đầu ra cũng sẽ dễ dàng tiếp nhận nó hơn mà không cảm thấy khó chịu vì lỗi trình bày, nhất là với những người khó tính.

Thông thường, mỗi công ty đều sẽ có những quy chuẩn riêng về việc trình bày văn bản. Nếu không có quy chuẩn cụ thể thì sếp chính là quy chuẩn. Khi không biết phải trình bày như thế nào thì bạn chỉ cần để ý xem sếp và đồng nghiệp của mình làm ra sao thì bắt chước theo đúng y phong cách trình bày của họ là được. Ai tinh tế để ý xem sếp thường dùng cụm từ nào hay có thói quen trình bày văn bản như thế nào, ngay cả khi chat thường dùng icon gì mà dùng đúng y chang như vậy thì sếp lại càng thấy khoái, vì đó là một trong những kỹ thuật đồng điệu về mặt ngôn ngữ với sếp bạn.

Tâm lý chung của con người là ai cũng thích những người giống mình, và sẽ không ưa những ai chuyên làm khác mình. Ví dụ một chuyện nhỏ, chữ “kỹ năng sống” sếp bạn thường dùng chữ “y”, mà trước giờ bạn quen viết “kĩ năng sống” thì nhiêu đó thôi cũng đủ khiến sếp bạn thấy khó chịu vì con nhỏ này nó khác sếp. Dĩ nhiên, không ai bắt bạn phải cải sửa luôn thói quen của mình chỉ vì sếp, nhưng biết để ý những việc nhỏ như vậy và điều chỉnh sao cho phù hợp trong môi trường làm việc sẽ khiến đời sống công sở của bạn dễ thở hơn nhiều.

Hồi mới ra trường đi làm ở công ty đầu tiên, cũng vì chuyện câu chữ mà mình bị chị sếp la cho một trận nhớ đời. Chuyện là trong công ty khi giao tiếp với nhau bằng email, mọi người đều sẽ bắt đầu bằng cụm “Dear anh X/chị Y”, riêng mình cảm thấy viết như vậy cứ nửa nạc nửa mỡ (vì đang email tiếng Việt mà sao lại chào hỏi bằng tiếng Anh) nên cứ dùng “Chào anh X/chị Y”. Sau nhiều lần như vậy, chị sếp cũng gọi mình vào gặp riêng và la cho một chập vì tội cứng đầu. Chị bảo, văn hóa công ty trước giờ mọi người đều dùng như vậy, em nhập gia thì phải tùy tục chứ sao cứ thích làm theo ý mình, nếu thích làm theo ý mình thì tự mở công ty đi rồi ra quy định theo ý em. Khi hiểu ra vấn đề, mình mới buông bỏ sự cố chấp và chuyển sang “Dear anh X/chị Y” như mọi người.

Từ kinh nghiệm xương máu kể trên, sau này khi làm bên lĩnh vực Sales, mình cũng training lại cho các bạn Sales trong team kỹ năng đồng điệu với khách hàng thông qua câu chữ. Ví như email đầu tiên bạn gửi cho khách hàng, họ phản hồi lại cho bạn như sau:

“Hi em X,

…

Best regards.”

Từ email tiếp theo, các bạn Sales nên bắt chước theo phong cách viết email của khách hàng bằng cách chào đầu và chào kết y như vậy để đồng điệu với họ. Đồng điệu là một kỹ năng về mặt vô thức, khách hàng nếu không tinh ý sẽ không nhận ra, nhưng tự nhiên họ có cảm giác bạn rất quen thuộc và gần gũi với họ mà không thể nào giải thích được. Lúc đó, Sales mới dễ dàng kết nối và tương tác với khách hàng nhiều hơn.

Đây cũng là một quan điểm có tính chất tham khảo, bạn nào làm Sales thì tùy nghi áp dụng, vì quy chuẩn trình bày mỗi công ty sẽ khác nhau, có nơi nguyên tắc có nơi lại linh hoạt.

2. Trình bày quá phức tạp

Ngược lại với lỗi trình bày sơ sài là lỗi trình bày phức tạp, tức làm quá dư thừa dài dòng không cần thiết. Như có lần mình giao cho một bạn nhân viên Digital Marketing mới làm report tháng để mình gửi lên anh CEO tham khảo cho một vài chiến lược sắp tới. Khi giao nhiệm vụ, mình có gửi kèm mẫu report của bạn nhân viên cũ để bạn mới này tham khảo. Kết quả là, bạn làm vượt lên trên sự mong đợi và vượt xa sự tưởng tượng của mình, thay vì report ngắn gọn trong 1 trang theo mẫu cũ, bạn làm tới 5 trang dài toàn số liệu.

Bản report của bạn thì hết sức chi tiết nhưng không cần thiết vì thông tin cần báo cáo là các số liệu quan trọng nhất dựa theo mẫu cũ đã có sẵn để cấp trên có cái nhìn tổng quan về tình hình marketing hiện tại. Ở đây, bạn nhận nhiệm vụ và mắc phải “lỗi tại sao” khi không đặt câu hỏi tại sao mình được giao nhiệm vụ này và sếp cần báo cáo này để làm gì? Chưa hết, bạn tiếp tục dính vào “lỗi trình bày” khi không dùng tư duy UX – đặt bản thân vào sếp để suy nghĩ thử xem nếu mình báo cáo dài như vậy thì sếp có rảnh để đọc hết không?

Trên thực tế, cái sếp cần không phải là một bảng toàn số liệu mà là những số liệu quan trọng nhất và nhận định của bạn về các chỉ số đó: tăng chỗ nào, giảm ở đâu, vì sao có giai đoạn lại tăng có giai đoạn lại giảm? Nếu hiểu được điều này, bạn nhân viên đó sẽ không cần mất cả thời gian lẫn công sức cho một report công phu như vậy mà cuối cùng cũng phải bỏ để đi làm lại một bản khác đơn giản hơn.

Một số bạn mới đi làm, khi có cơ hội thể hiện bản thân thường hay thể hiện quá đà để chứng minh năng lực của mình. Tuy nhiên, cần nhớ một quy tắc: Muốn sáng tạo bất cứ điều gì thì trước hết hãy học cách làm đúng và làm chuẩn trước. Khi đã hiểu được thế nào là đúng và chuẩn rồi thì mới nên phát huy sự sáng tạo để tìm ra cách làm tốt hơn hoặc hiệu quả hơn.

Một khi cái đúng và cái chuẩn còn chưa nắm vững mà cứ thích làm theo ý mình thì cũng như chưa học bò mà lo học chạy, đốt cháy giai đoạn thì như leo lên ngọn cây đu đưa trong khi cái gốc còn chưa vững.

3. Trình bày quá khó hiểu

Combo của “lỗi chuyên môn” + “lỗi trình bày” sẽ tạo ra một thảm họa khi sản phẩm đầu ra là một văn bản chỉ có người nào làm người đó tự hiểu, người khác đọc xong thì hiểu chết liền.

Khi trình bày một văn bản nếu chỉ cho riêng mình đọc thì không cần phải quá quan trọng về tư duy UI lẫn UX, làm sao miễn mình tự hiểu là được rồi. Chính vì tư duy kiểu này nên nhiều bạn trong vô thức hình thành nên một “lối mòn” của tư duy, bởi vì đã quen làm như vậy cho mình nên với người khác bạn cũng áp dụng lên cùng một khuôn mẫu đó.

Một lần nọ, mình giao bạn nhân viên Digital Marketing làm một file tổng kết trên Google Sheets về hiệu quả của chương trình X để gửi sang đại diện của bộ phận R&D tham khảo. Bạn này cũng rất hồn nhiên copy paste số liệu, nhập công thức vào và tính ra kết quả chuẩn không cần chỉnh rồi gửi mình. Có điều file tổng kết của bạn lại gặp phải một số vấn đề về “lỗi trình bày” và “lỗi chuyên môn” như sau:

Các số liệu được trình bày một cách rất thô thiển trên Sheet theo đúng kiểu dữ liệu thô, không format như căn giữa hay tô màu dòng đề mục.
Một số thuật ngữ chuyên môn không được định nghĩa để nhân sự bộ phận khác có thể hiểu được.
Các công thức bạn áp dụng không được giải thích rõ ràng để hiểu vì sao tính ra được kết quả như vậy.

Một file tổng kết như trên nếu gửi sang bộ phận R&D thì tất nhiên không phải ai cũng có thể đọc hiểu được nếu không đủ chuyên môn giống như bạn, và dĩ nhiên bạn cũng không thể nào ngồi kế bên để giải thích thuật ngữ này nghĩa là gì, còn con số này thì tính ra sao. Kết quả là bạn phải làm lại một bản mới rõ ràng hơn theo góp ý của mình.

Trong tình huống trên, trừ khi giữa hai team đã làm việc với nhau rất nhiều lần và đã thống nhất một quy chuẩn chung về các thuật ngữ chuyên môn hai bên cùng sử dụng thì không nhất thiết phải trình bày lại mà có thể ngầm hiểu với nhau, vì khi đó hai team đã dùng chung một “hệ ngôn ngữ” rồi. Ở trường hợp bạn nhân viên mình đề cập, đây là lần đầu bạn nhận nhiệm vụ liên bộ phận như vậy thì cần phải chú ý hơn về “lỗi trình bày” lẫn “lỗi chuyên môn” để còn giữ hình ảnh cho team của mình.

Một anh sếp của mình từng chia sẻ, ngay cả khi chỉ trình bày một văn bản cho riêng mình anh xem thôi thì anh cũng phải trình bày hết sức đàng hoàng và bài bản đâu ra đó. Bởi lẽ, thói quen bắt đầu từ những việc nhỏ, và với anh đó còn là sự chuẩn mực. Chuẩn mực của bạn sẽ nói với cả thế giới bạn là ai.

Bởi vậy, hãy học cách nâng cao chuẩn mực của bạn thông qua từng việc nhỏ hằng ngày nơi công sở như cải thiện kỹ năng trình bày, từ đó hình ảnh của bạn cũng sẽ được cải thiện theo hướng tích cực hơn trong mắt của mọi người.

Ít ai biết một sự thật rằng, ngày vua Hùng Vương thứ 6 tiến hành khảo thí chấm điểm món ăn của các hoàng tử dâng lên cũng là ngày Tết Nguyên Tiêu (Rằm tháng Giêng). Để dâng lễ lên tổ tiên và các vị hồn thiêng sông núi thì vua Hùng phải ăn chay cả ngày để tịnh thân và lễ vật dâng lên làm cỗ cũng phải là món chay.

Thời của Lang Liêu thì bánh chưng còn chưa có nhân thịt như bây giờ mà chỉ có thuần vỏ bánh là gạo nếp nên vẫn tính là món chay bên cạnh bánh dầy. Đó cũng chính là lý do vì sao vua Hùng ưng cái bụng nhất món bánh chưng – bánh dầy của hoàng tử Lang Liêu bên cạnh tài thuyết trình của chàng. Đây gọi là thời không sai lệch và thời tới cản không kịp.

Đọc tiếp Tập 11 – Lỗi tại sếp