Hôm nọ, Chơn Linh nhận được tâm thư trĩu nặng lòng mề của một bạn trẻ gửi:
Nhớ cái ngày
Em nhận brief sếp giao và làm xong sớm
Em tưởng sếp đã xem rồi
Nhưng sếp lại quên
Nhớ cái ngày
Em OT (over time) vật vã và báo cáo sếp
Em tưởng sếp đọc rồi
Nhưng sếp lại quên
Nhớ cái ngày
Thấy sếp không review task, em đã nhắc sếp
Em tưởng sếp nhớ rồi
Nhưng sếp lại quên
Đúng vậy,
Có rất nhiều lần sếp quên
Mà em bị la
“Ủa em, sao em không nhắc anh?”
– Ủa anh, em nhắc anh rồi mà!!!
“Ủa em, sao em không follow task?”
– Ủa anh, em tưởng việc thế là xong!!!
Rất nhiều lần sếp là người quên, mà em bị la
– Ủa sếp, sao cái nết sếp kì vậy?
Vậy trong tình huống trên, lỗi tại bạn trẻ này hay là lỗi tại sếp? Để biết ai đúng ai sai, Chơn Linh sẽ kể quý vị nghe một câu chuyện hư cấu.
Ai từng chơi game Mario sẽ nhớ Mario có cậu em trai tên là Luigi. Cả hai được giao nhiệm vụ giải cứu công chúa Nấm Độc (tên thiệt trong game nha quý vị). Trong team nhỏ hai người này, Mario đóng vai trò là Team Lead dẫn dắt cậu em trai nhỏ.
Trong lúc Mario vừa mới mất hai mạng và đang chờ phục hồi năng lượng để hồi sinh, Luigi tiếp tục hành trình của anh trai để giải cứu công chúa Nấm Độc đang bị tên quái vật Bowser giam giữ dưới hang. Sau khi đu nhẹ lên cột cờ, tuột cái ẻn xuống và tìm được cửa hang, Luigi gọi bộ đàm cho Mario:
– Luigi gọi, Mario nghe rõ trả lời.
– Mario nghe rõ, đang trong quá trình phục hồi năng lượng, còn 10 phút nữa.
– Đã tìm được nơi giam giữ công chúa Nấm Độc, Mario khẩn cấp tới gấp. Còn 15 phút nữa quái vật Bowser sẽ ăn thịt công chúa.
Do thể lực Luigi không đấu lại được với trùm cuối, cậu nhóc chỉ đảm nhận nhiệm vụ tìm ra hang ổ quái vật và báo tin cho Mario. Báo cáo xong nhiệm vụ, Luigi chui tọt vào đường ống tới một căn phòng máy lạnh giải nhiệt ngày hè để đánh một giấc nồng say sưa.
20 phút sau, Mario gọi lại, bộ đàm tín hiệu khẩn cấp:
– Luigi, em ở đâu? Nãy giờ hơn 15 phút rồi sao không gọi nhắc anh, giờ anh tới hang thì công chúa đã bị ăn thịt rồi.
– Ủa anh, lúc nãy em gọi báo anh rồi mà. Nhiệm vụ của em tới đó là hết rồi, việc còn lại là của anh mà.
– Hic, thời gian nạp năng lượng kéo dài nên anh ngủ quên mất. Giá như em gọi nhắc anh lần nữa thì chúng ta đã giải cứu được công chúa rồi. Giờ thì Endgame luôn!
Bài thơ và mẩu chuyện vui trên là tình huống rất quen thuộc chốn công sở khi nhân viên đã làm việc rất chăm chỉ, rất mau mắn, nhanh nhẹn để hoàn thành xong nhiệm vụ sếp giao rồi báo cáo sớm cho sếp, nhưng cuối cùng vẫn bị la. Ủa, tại sao?
Trước hết, để hiểu được tại sao, bạn cần đặt mình vào vị trí của sếp để hiểu được tính chất công việc của sếp như thế nào. Đa số các sếp đều nắm giữ một vai trò quan trọng nào đó trong công ty, quản lý một hoặc nhiều bộ phận, bên dưới có từ vài cho tới vài chục nhân viên. Bên cạnh công việc chuyên môn chính, sếp còn phải chịu trách nhiệm review công việc cho rất nhiều người, cũng như theo dõi tiến độ từng bộ phận, giải quyết những vấn đề đối nội trong team và đối ngoại với team khác hay đối tác bên ngoài.
Sếp nhiều khi là… con quỷ có ba đầu sáu tay bảy tám cái chân để chạy đi chạy lại, xoay đi xoay lại còn hơn chong chóng mỗi ngày. Bạn cứ thử tưởng tượng, ví dụ một team nhỏ 10 người thôi, mà mỗi ngày người này báo cáo cái này một chút, người khác hỏi cái nọ một chút, trả lời người này, review người kia thôi một hồi thì cũng đã hết cả buổi sáng rồi, trong khi công việc chuyên môn của sếp nhiều khi còn chưa kịp làm. Gặp những lúc trong team cãi cọ mâu thuẫn xích mích với nhau, sếp là người đứng giữa phân bua giảng hòa lý luận tranh cãi cùng mỗi bên là mất hết cả buổi trời, không làm ăn được gì.
Bởi vì bận rộn như vậy, đối với sếp sẽ có việc quan trọng cần ưu tiên và việc chưa quan trọng thì sẽ để đó từ từ xem sau. Và nhiều khi sếp quên luôn cái việc bạn báo cáo là chuyện hết sức bình thường, nếu nó không thật sự quan trọng với sếp tại thời điểm bạn báo cáo. Đến khi sếp bất chợt nhớ ra, mà cái nhiệm vụ đó đã bị trễ hạn triển khai chỉ vì lý do còn đợi sếp review, thì bạn sẽ gánh một phần trách nhiệm dù trước đó đã hoàn tất việc báo cáo lên cho sếp rồi.
Để không bị la oan uổng, không ngậm bồ hòn làm ngọt, sau đây là mấy điều Chơn Linh gửi gắm tới các bạn trẻ:
1. Xác định vai trò của mình trong nhiệm vụ
Có nhiều bạn đi làm hay ỷ lại vào sếp, cái gì cũng đi hỏi sếp, đợi sếp review chỉ bảo từng li từng tí một vì sợ làm sai, sợ làm không đúng ý sếp, sợ trăm vạn ngả sợ đủ thứ đường. Ỷ lại như vậy, người được lợi là bạn vì làm đúng như mong đợi của sếp, nhưng người mệt là sếp vì phải kèm bạn như gia sư đi dạy kèm học sinh tiểu học mà ở đây gia sư còn phải trả phí cho học sinh.
Có những nhiệm vụ, bạn nên làm rõ với sếp ngay từ đầu là task này có cần sếp review lại không? Nếu sếp tin tưởng giao luôn cho bạn toàn quyền quyết định thì bạn cứ việc triển khai theo kế hoạch thôi, không cần đợi sếp review làm gì. Nhưng làm xong thì bạn cần phải biết báo cáo lại để không rơi vào “lỗi báo cáo”.
Ngược lại, nếu là task cần sếp review thì hỏi rõ hơn là sếp sẽ review ở giai đoạn nào thì báo cáo vào đúng giai đoạn đó. Ví dụ một nhiệm vụ trải qua 5 giai đoạn để hoàn tất, sếp chỉ review ở phút chót vào giai đoạn 5 thì đâu cần báo 4 giai đoạn trước đó làm gì, ai rảnh mà xem hết từng cái?
2. Xác định điểm đầu và điểm cuối nhiệm vụ
Ví như sếp giao cho bạn soạn một chiến dịch email gửi cho khách hàng vào khung giờ vàng buổi chiều thì điểm cuối của nhiệm vụ là bạn phải hoàn tất việc gửi email cho khách hàng và khách hàng sẽ nhận được email đó.
Bạn làm việc mau mắn, bạn soạn cái rẹt trong nửa tiếng buổi sáng là xong rồi gửi sếp review. Nhưng lúc đó sếp bận làm chuyện khác, rồi sếp quên review. Mãi tới cuối giờ chiều, qua mất khung giờ vàng gửi email, sếp mới chợt nhớ ra email bạn gửi chưa được review.
Ở đây lỗi không phải tại sếp, mà là tại bạn. Trách nhiệm của nhân viên là hoàn tất công việc được giao và phải biết follow up (theo sát) quá trình để đảm bảo nhiệm vụ đi được tới điểm cuối thì mới được xem là hoàn thành. Như tình huống trên, đến đầu giờ chiều mà vẫn chưa thấy sếp review email, bạn phải có trách nhiệm đi nhắc sếp và làm mọi cách bằng mọi giá để sếp review xong sớm cho bạn nhằm đảm bảo email đó được gửi đi đúng giờ vàng. Như vậy nhiệm vụ mới tính là hoàn tất theo yêu cầu.
Nên nhớ, sếp không quan trọng quá trình bạn làm nhiệm vụ đó như thế nào, quan trọng là bạn phải làm ra kết quả. Quá trình chỉ là một yếu tố để ghi nhận sự nỗ lực của bạn, nhưng có quá trình mà không ra kết quả thì cũng chỉ là dã tràng xe cát biển Đông hay bà chim công bả múa mà không được ai xem.
3. Nghệ thuật follow up
Có nhiều sếp tánh kỳ lắm nên follow up được theo sếp cũng là một nghệ thuật. Nếu bạn nhắc sếp lần 1 chưa review thì nhắc tiếp lần 2, lần 3, tất nhiên là phải ở các mốc thời điểm khác nhau trước deadline hoàn thành nhiệm vụ ở điểm cuối. Và bạn cũng cần tinh tế ở chỗ đừng quá lầy lội, vừa mới nhắc lần 1 xong thấy sếp seen, một lát sau làm liên hoàn nhắc thì dễ bị ăn chửi.
Nhắc lần 1, lần 2 mà sếp vẫn quên là lỗi tại em. Nhưng nhắc lần 3 mà sếp vẫn quên nữa là lỗi tại sếp nha vì quá tam ba bận, nhân viên cũng cố gắng hết sức rồi nhưng sếp lầy quá thì đành chịu. Chịu thì chịu không chịu thì chịu nha mấy sếp. Ngay lúc đó nếu có hậu quả xảy ra, công việc bị ảnh hưởng thì thật ra sếp cũng tự biết lỗi tại ai rồi.
Trong quá trình trao đổi công việc, nhiều nhân viên thường hay giao tiếp với sếp qua email hoặc hệ thống chat nội bộ. Có những việc nhỏ cần review mà nhắc trên email hay chat hoài chưa được, thì tốt nhất nên gọi điện (nếu ở xa) hoặc qua gặp hỏi trực tiếp luôn cho nhanh. Hỏi trực tiếp nhiều khi sẽ giải quyết được vấn đề nhanh hơn thay vì đợi sếp suy nghĩ rồi gõ từng chữ phản hồi lại.
4. Thống nhất phương thức review
Nếu gặp sếp cởi mở, không áp đặt, bạn nên làm rõ với sếp phương thức giao tiếp và review công việc nào là tiện lợi nhất cho cả hai bên. Ví dụ như mình và sếp tổng thống nhất nếu mình nhắc 2 lần mà sếp không phản hồi thì mình sẽ chủ động đưa task đó lên ứng dụng Microsoft To Do (tạo riêng cho sếp) để khi nào rảnh thì sếp vào review.
Điều tiện lợi khi tận dụng công cụ (toolset) là hai bên có chung một nền tảng sử dụng và có thể ghi chú, đính kèm file, dẫn link vào để đối phương có đủ thông tin và dữ kiện review nhanh hơn. Nhiều khi chỉ cần nhắc à em cần sếp vào review task X thì sếp vào ứng dụng đó là có thể review được ngay và luôn.
5. Tiết kiệm thời gian cho sếp
Điểm thứ 5 là điểm thanh lịch dành cho người tinh tế. Có nhiều nhân viên thiếu duyên dáng, nhiều khi task báo cáo gửi từ đầu tháng, tới giữa tháng mới nhắc sếp vào review lại. Nhưng đã nhắc thì nhắc cho có tâm, gửi kèm cái link task hay cái file, cái ảnh cần review hay quote (trích dẫn) lại đoạn chat cũ luôn đi để sếp bấm vào xem cho lẹ. Đằng này chỉ nói mông lung như một trò đùa sếp vào review giúp em task X đi.
Ừ rồi cái task X là cái task nào trong 26 chữ cái tiếng Anh của 62 đứa nhân viên đang cần review task? Rồi hổng lẽ từ ngày 15 sếp kéo ngược lại tìm về dòng chat ngày 1 để tìm lại cái link đó để review?
Thời gian của sếp quý như vàng, nên đừng làm mất thời gian của sếp bởi những chuyện kém duyên thiếu tinh tế gây mỏi mệt tinh thần.
Em sai rồi em sai rồi em sai rồi
Anh xin lỗi em đi
(Có những lúc em vô tâm hơn là bận tâm)
Em đã sai
Anh xin lỗi em đi
(Có những lúc em vô tư chẳng cần sầu tư)
Nếu bạn cảm thấy đồng điệu và rút tỉa được điều gì đó từ bài viết trên, bạn có thể ủng hộ blog để Chơn Linh có thêm động lực chia sẻ và duy trì hoạt động của blog trong tương lai.
