Cuộc đời của một nhân viên công sở là một quá trình đối diện với thiên thu vạn task (nhiệm vụ) từ task lớn tới task nhỏ, từ task ngắn hạn tới task dài hạn. Nói về chuyện task management (quản lý công việc), có trăm ngàn bí quyết của các chuyên gia Đông Tây kim cổ từ Á sang Âu, mà kinh điển nhất là ma trận quản lý thời gian (Time Management Matrix) của Stephen R. Covey có được đề cập trong quyển sách “7 Thói Quen Hiệu Quả” (7 habits of highly effective people).
Thú thật với quý vị khán giả là Chơn Linh có đọc hiểu phương pháp của Stephen R.Covey nhưng không tài nào áp dụng được bởi tư duy hình học không gian kém (ai học giỏi môn này có khi áp dụng dễ hơn), bởi lẽ chuyện hình dung trong tâm trí ra 4 hình vuông rồi đặt task nào vô vuông góc nào, so sánh với trục tung trục hoành là đã thấy hình làm tình với chữ chạy loạn xà ngầu rồi, còn vẽ ra cái bảng nữa thì lại mất thời gian hơn. Ma trận quản lý thời gian của Covey là phương pháp được rất nhiều hậu bối biến tấu và chế lại thành vô vàn biến thể khác, nhưng nền tảng cốt lõi vẫn dựa theo tư duy phân chia công việc của Covey.
Phương pháp của Chơn Linh qua nhiều năm ngâm cứu để giới thiệu với quý vị dưới đây thì đơn giản hơn nhiều, dễ áp dụng, không cần sơ đồ bảng biểu gì cả, chỉ nằm gọn trong 2 tuyệt kỹ sau đây:
- Định lượng task – nặng hay nhẹ?
- Thời lượng task – lâu hay nhanh?
1. Định lượng task
Giống như dũng sĩ ra chiến trận để trảm task trừ yêu, tiêu diệt yêu quái, skill (kỹ năng) mà dũng sĩ cần có là nhận diện và phân loại địch thủ để lựa chọn phương thức tấn công phù hợp.
Task nhẹ là đám lính lác lâu la, chọt một phát là chết, hay quơ quào vài đường kiếm là chết như ngả rạ (chú thích tiếng Việt: chết hàng loạt, xác nằm ngổn ngang, la liệt khắp mặt đất). Task nặng là đầu sỏ, trùm bự (chứ trùm cuối chắc hổng bao giờ có cơ hội diện kiến), mấy con này đâu có chọt một phát là chết liền đâu mà phải đâm chọt nhiều lần liên tục, và chọt ở nhiều nơi nó mới mất máu rồi chết.
Trong công việc, task nhẹ thường là task đơn giản, dễ làm, dễ thực hiện, làm phát xong luôn được, còn task nặng là một task có khối lượng công việc lớn, bao gồm nhiều task nhẹ bên trong, và phải làm theo trình tự từng task nhẹ một thì mới giải quyết xong được task nặng đó. Ví dụ, soạn một email thông báo tin X gửi tới khách hàng là một task nhẹ, nhưng lên nội dung các email marketing cho chiến dịch Y là một task nặng.
Thông thường, nhân viên công sở khi đối diện với một hay nhiều task nặng thường hay cảm thấy bị áp lực như núi tảng đang đè nặng trên mình. Bí kíp của dũng sĩ ở đây nằm ở 2 tuyệt chiêu:
a. Hồ lô biến task nặng thành task nhẹ:
Muốn công việc không còn nặng nề thì đơn giản là cứ hô biến task nặng thành task nhẹ bằng cách chia nhỏ task nặng ra thành nhiều task con (sub-task). Sau đó tiến hành xử lý từng task con một theo 2 trình tự:
- Tuyến tính: ví dụ phải làm task con A trước rồi mới làm tiếp task con B rồi tới C được, thì không thể nào lôi cái task con C lên làm đầu tiên thì sẽ bị tắc tị ngay.
- Song song: có những task con có thể làm song song được, tùy theo mình thích làm cái nào thì làm cái đó trước chứ không cần theo trình tự tuyến tính.
Từng bước xử lý từng task con thì khi nhìn lại bức tranh tổng thể, bạn sẽ thấy giết được trùm bự hồi nào hổng hay. Đây còn gọi là tuyệt chiêu chia để diệt.
b. Task nặng ưu tiên làm giờ vàng:
Giờ vàng ở đây không phải khung giờ vàng chiếu phim truyền hình Việt hay giờ vàng lên bài Facebook trong ngày, mà là giờ vàng của não bộ – thời điểm não bạn làm việc tập trung và hiệu quả nhất trong ngày. Thường cơ địa mỗi khác do ăn ở khác nhau, nên giờ vàng mỗi người không ai giống ai, mẫu số chung là giờ vàng chỉ rơi vào tầm 1-2 tiếng ngắn ngủi trong 8 giờ công sở. Có người giờ vàng rơi vào buổi sáng, có người rơi vào đầu buổi chiều.
Có nhiều cách khác nhau để kích hoạt hay mở rộng biên giới của khung giờ vàng như nghe nhạc kích hoạt sóng não, nghe nhạc Baroque (dòng nhạc phương Tây sau thời kỳ phục hưng, được sáng tác trong khoảng thời gian từ 1600 đến 1750) giúp tập trung làm việc, hay đơn giản là uống cafe cho các con nghiện caffeine, hay trà sữa cho ai đạo trà.
Thường task nặng mình sẽ ưu tiên vào khung giờ vàng của cữ sáng và cữ chiều để tận dụng sự minh mẫn tột đỉnh của não bộ, chứ task nặng mà đi làm vào giờ bạc giờ đồng thì y như lúc dũng sĩ đang buồn ngủ mà bắt ẻm ra trận đánh trùm vậy.
c. Task nhẹ làm vào giờ còn lại
Bên cạnh giờ vàng thì còn có giờ bạc giờ đồng, và còn một khung giờ gọi là “giờ ngu người” – khi mới ăn xong, mới ngủ dậy, hay sắp hết giờ làm. Khung giờ ngu này bạn nên để dành cho những task nhẹ không đòi hỏi quá nhiều công lực của trí não, chỉ cần dùng kỹ năng cơ bản hay làm theo thói quen cũng xử lý được.
2. Thời lượng task
Khi giao task cho nhân viên, có nhiều bạn hay hỏi việc này có gấp hay không? Trong mắt sếp, thật ra việc nào cũng gấp như nhau và khi giao task xuống cho nhân viên đều muốn làm nhanh nhất có thể để an tâm. Nếu một task thật sự gấp, thường sếp sẽ định rõ deadline khi nào. Còn task không gấp thì sẽ không nói rõ deadline, nhưng thâm tâm nếu nhân viên tiêu diệt task sớm thì sếp cũng mừng vui hơn trong lòng.
Cho nên, việc gấp hay không gấp thì không do mình định đoạt mà do sếp định đặt. Có nhiều chế nhân viên, nghe sếp nói việc không gấp thì cứ chơi chơi nhơi nhơi để đó từ từ làm, trong khi nó là task nhẹ chọt phát chết luôn nhưng cứ để ngâm giấm tuần này qua tuần nọ chưa chịu làm, có khi để cả tháng trời.
Tuyệt kỹ thời lượng task là cách bạn tự đặt ra câu hỏi khi được giao task mới – tính chất task nay làm nhanh hay làm lâu?
Ví như trong màn chiến tiêu diệt yêu quái, quy định của cuộc chơi là bạn có 60 phút để tiêu diện hết toàn bộ đám yêu quái ở khu vực đó. Trong tính toán của bạn, bạn sẽ mất 15 phút để tiêu diệt hết đám lính lác lâu la (task nhẹ) và mất 30 phút để tiêu diệt trùm bự (task nặng), 15 phút còn lại trừ hao nếu tính toán không chuẩn.
Lúc này thì sẽ có 2 thể loại người:
- Người rốt ráo sẽ đánh nhanh thắng nhanh, tiêu diệt gọn để tận hưởng 15 phút còn lại (hoặc có thể hơn) trước khi di chuyển sang khu vực khác cho trận chiến tiếp theo.
- Người trì hoãn sẽ dành 15 phút đó núp lùm nằm ngủ trước, đợi đến đúng giờ mới bắt đầu chạy ra diệt task. Kết quả là tiêu diệt xong đám đó đúng giờ đã định, hoặc lố giờ, và lố nhiều lần thì sẽ kéo theo thời gian cho các trận chiến tiếp theo bị rút ngắn lại.
Tuyệt kỹ bạn cần có ở đây là khả năng tính toán thời lượng phân bổ cho mỗi task trong khuôn khổ năng lực, tốc độ xử lý task trung bình của bạn và dự liệu rủi ro (các tình huống phát sinh). Bạn cần nhận thức và phân loại được: task nào là task có thể làm nhanh, còn task nào phải làm lâu mới xong được?
Để trở thành người rốt ráo, dưới đây là 2 tuyệt chiêu dành cho bạn:
a. Việc dưới 15 phút, làm ngay và luôn
15 phút là một thời lượng tối thiểu để xử lý một task nhanh và nhẹ, tùy vào tốc độ xử lý trung bình của mỗi người mà có thể nhanh hoặc chậm hơn. Lúc đó, tự bạn điều chỉnh lại thời lượng tiêu chuẩn này sao cho phù hợp.
Với mình, những task mới nào được giao nằm trong quãng xử lý 5-10-15 phút là xong thì mình sẽ làm ngay và luôn để hoàn thành sớm. Việc này cũng giống như khi bạn làm bài kiểm tra Toán, bí kíp hay được các thầy cô truyền lại là câu nào dễ làm trước, câu nào khó để làm sau. Ai ngu người chơi làm câu khó trước, mà khó quá bí luôn thì hết giờ, không làm kịp một loạt câu dễ để lấy điểm an toàn trước.
Thông thường, các task nhanh cũng chỉ có 2 dạng là gấp với không gấp, gấp thì không nói, mà không gấp thì tuýp người trì hoãn sẽ để đó từ từ làm sau. Và hậu quả là khi có nhiều task nhanh mà không gấp đó cộng dồn lại thì thành n task, lúc đó như dũng sĩ bị rơi vào vòng vây của yêu quái, bị đánh xáp lá cà sấp mặt luôn. Một task có thể làm trong 15 phút được thì đừng bao giờ để 1 tháng mới xong.
b. Lâu thôi đừng lâu quá
Với những task phải làm lâu mới xong, lâu thôi nhưng cũng đừng lâu quá. Bạn vẫn áp dụng bí kíp ở tuyệt kĩ định lượng (phần task nặng) là chia nhỏ ra từng task con, và tính toán thời lượng phù hợp để xử lý từng task con này cho xong càng sớm càng tốt.
Đừng bao giờ để một task trong tình trạng thời lượng vô cực – tức làm mà không định đoạt khi nào làm xong, ngay cả khi không có ai hối. Nếu không, nó là sẽ con quái yêu cứ theo bạn trù ám từ màn chơi này sang màn chơi khác suốt cả năm trời chốn công sở.
Song kiếm hợp bích, kết hợp 2 tuyệt kỹ định lượng và thời lượng task ở trên, bạn sẽ đạt tới cảnh giới diệt task nhẹ nhàng nhất trong khoảng thời gian nhanh nhất. Đó cũng là mục đích cuối cùng của việc luyện 2 tuyệt kỹ này.
P/S: Giữa task nặng và task nhẹ hay giữa task lâu và task nhanh dĩ nhiên sẽ có task vừa vừa, nhưng đề cập sẽ quá dông dài chi tiết nên quý vị hãy tự tối giản lại cho đời thanh thản.
*Xem tiếp Dũng Sĩ Diệt Task – Tập 3: Tận dụng công cụ, thủ tiêu yêu quái
Nếu bạn cảm thấy đồng điệu và rút tỉa được điều gì đó từ bài viết trên, bạn có thể ủng hộ blog để Chơn Linh có thêm động lực chia sẻ và duy trì hoạt động của blog trong tương lai.
