Tướng lĩnh trước khi ra trận thường phải tụ họp ngồi lại với quân sư, xem bản đồ địa hình mà tính toán chiến lược tấn công địch như thế nào. Biết người biết ta, trăm trận mới bất bại. Không có ông tướng lĩnh nào đi đánh giặc trừ yêu theo kiểu hứng lên một cái là hô hào ba quân tướng sĩ nhào ra đánh, hết hứng thì rút quân về. Đánh kiểu vậy gọi là đánh bậy, có ngày bị địch rượt lại bỏ chạy té khói.
Trong trận chiến diệt task chốn công sở cũng vậy, nhiều người bước vào công sở là diệt task theo cảm hứng mà không có bất kỳ chiến lược nào. Xin quý vị nhớ rằng, cảm hứng chỉ là nhất thời, chiến lược mới là mãi mãi. Mãi mãi là bao lâu, xin thưa mãi mãi tính trên đơn vị ngày – tuần – tháng – năm. Chiến lược diệt task chính là tuyệt kỹ dùng bản đồ để dẫn dắt dũng sĩ đi đúng hướng, đến được cái đích cần đến chứ không lạc vào sa mạc hay rớt xuống đầm lầy rồi chết chìm trong task hay bị hằng hà sa số task như cát vả vô mặt.
Có 2 loại task cần phải diệt hàng ngày:
1. Task cần diệt cho mục tiêu
Đây là những task cần diệt gắn với mục tiêu tháng, mục tiêu năm và mục tiêu dài hạn. Giống như dũng sĩ từ cấp lính muốn thăng hạng lên thành cấp đại tướng thì phải trải qua mấy chục màn chơi chiến trận, diệt đủ số lượng x task, tích lũy đủ kinh nghiệm thì mới đạt được đến level đó.
Với những dũng sĩ mới từ nhà ra chiến trường, điểm bắt đầu chưa cần vội vàng nghĩ tới mục tiêu tháng hay năm, mà nên bắt đầu với mục tiêu ngày hay tuần. Mỗi ngày khi đến sở làm, điều đầu tiên bạn cần làm là dành ra 5 phút đầu ngày để kiểm tra trong sổ tay hay ứng dụng To-Do List của mình:
- Hôm nay có những task nào cần diệt?
- Tuần này có những task nào cần diệt?
Sau đó, bạn áp dụng 2 tuyệt kỹ định lượng và thời lượng để phân loại task rồi mới bắt tay vào diệt từng task một theo chiến lược ngày bạn hoạch định trong đầu. Ví dụ, task A là task nặng nên sẽ ưu tiên diệt vào giờ vàng từ 10g tới 11g sáng, khung 11g tới 12g là thấy oải oải rồi đó nên dành diệt task nhẹ. Nhưng trong quá trình đang diệt đó mà có task nhanh nào chen vô thì vẫn diệt và triệt đường sống của nó ngay lập tức.
Diệt xong task nào, gạch hay tick nhẹ task đó trong ứng dụng, tự nhiên sẽ thấy việc cần phải làm trong ngày trở nên nhẹ nhàng thảnh thơi ngay liền.
5 phút cuối ngày, bạn hãy đặt tiếp mục tiêu cho ngày hôm sau và hình dung trước trong đầu chiến lược mình sẽ xử lý từng task một vào ngày mai như thế nào. Tùy theo tính chất công việc, có những công việc có thể đo lường kết quả diệt task hằng ngày, nhưng có những công việc phải đo lường trên tuần – tháng thì mới ra được kết quả rõ ràng.
Khi đã quen với việc diệt task ngày, bạn hãy chuyển sang chiến lược diệt task tuần – tháng để có một cái nhìn xa và bao quát hơn về công việc mình phải làm hàng tháng. Chẳng hạn, một task nặng & lâu – bạn phải tính toán thời gian cần xử lý trong bao lâu, 1 hay 2 tuần, trong tháng đó phải diệt được bao nhiêu task nặng & lâu?
2. Task cần diệt không phải mục tiêu
Đây là những task cần diệt không liên quan đến mục tiêu, mà chỉ là đơn giản là những nhiệm vụ cố định hằng ngày , mang tính chất lặp đi lặp lại (routine). Ví dụ phản hồi email trao đổi với đồng nghiệp, gọi điện chăm sóc khách hàng (nếu bạn làm sales), kiểm tra và tối ưu hóa chiến dịch quảng cáo (nếu bạn làm digital marketing),…
Nhóm task này bạn nên gom lại để vào một thời gian cố định trong ngày để xử lý, và diệt trong khung giờ bạc, đồng để ưu tiên giờ vàng cho task quan trọng hơn.
o0o
Performance (hiệu suất làm việc) của một nhân viên được đánh giá dựa trên khả năng xử lý và tốc độ diệt task của người đó trên đơn vị tháng – năm. Cho nên phận làm dũng sĩ, hãy luôn tự cật vấn mình: Bạn của tháng sau có hơn gì tháng trước? Bạn của 3 tháng tới có hơn gì bạn của hôm nay?
Nếu bạn rơi vào nhóm cứ làm những công việc lặp đi lặp lại theo phân công, 3 tháng sau bạn cũng làm y chang chuyện của 3 tháng trước, không có sáng tạo gì và trong bảng thành tích cũng không diệt thêm được task đầu sỏ nào thì lấy cơ sở gì để đòi sếp review performance cho bạn?
Trong trận chiến diệt task, mục đích của việc dùng tuyệt kỹ bản đồ là để tìm ra con đường ngắn nhất, nhanh nhất và hiệu quả nhất để tiêu diệt hết task. Đích đến cần đạt được là làm sao xử lý được càng nhiều task trong thời gian nhanh nhất càng tốt, để rút ngắn thời gian làm việc mỗi ngày của bạn lại, từ 8 tiếng mỗi ngày chỉ còn 6, 5 hay 4 tiếng mỗi ngày.
Vậy thời gian dôi ra còn lại thì làm gì?
1. Review lại công việc của chính mình
Dũng sĩ giỏi thì không đợi tới 6 tháng hay 1 năm để được đại tướng review performance của mình, mà bản thân hàng tháng hay cứ vài tháng đều phải tự review lại công việc cho mình:
- Những việc lặp đi lặp lại hàng ngày, làm thế nào để tối ưu hóa để trở nên hiệu quả hơn?
- Những việc nào đang kém hiệu quả có thể cắt giảm hoặc bỏ bớt đi?
Giống như trồng một cây bông trong vườn, muốn cây bông nở ra xinh đẹp thì phải biết diệt cỏ dại quanh gốc và cắt tỉa những cành khô lá héo, cành phụ để dưỡng chất nuôi những cành chính cho bông nở hoa. Những việc kém hiệu quả trong số việc bạn phải làm cũng là thứ cần cắt bớt cho cuộc đời công sở nhẹ nhàng hơn.
2. Vạch lá tìm sâu, ghép cành lai tạo
Không cần phải là đại tướng, dũng sĩ cũng có thể tư duy be like boss (y như tướng) để có cái nhìn toàn cảnh hơn về công việc trong bộ phận mình đang làm:
- Các quy trình đang dùng hiện tại có quy trình nào đã lỗi thời rồi và cần cải tiến?
- Có ý tưởng hay đề xuất nào có thể giúp đem lại hiệu quả làm việc / kết quả tốt hơn cho team?
Nếu có những phát kiến như vậy, hãy từ tốn, nhẹ nhàng đề xuất lên với sếp và xin ý kiến, còn có duyệt hay không tùy tâm tánh mỗi sếp như mỗi cây mỗi bông mỗi công sở mỗi sếp. Sếp cởi mở (open-minded) thì sẽ tạo điều kiện cho bạn đảm nhận và triển khai các ý tưởng này. Nếu ý tưởng đem lại kết quả tốt khi triển khai trong thực tế thì đây cũng là điểm ghi nhận performance của bạn.
3. Tự học để nâng cao chuyên môn
Một số dũng sĩ nếu có kỹ năng diệt task tốt, làm việc hiệu quả thì sau một thời gian ra trận thời gian giết địch cũng được rút ngắn lại, từ đó sinh ra rảnh rỗi, mà rảnh rỗi lại sinh nông nổi. Nông nổi ở chỗ cảm thấy công việc dần trở nên vô vị, tẻ nhạt, thiếu tính thử thách, nên bắt đầu nhảy việc từ chỗ này sang chỗ khác như khỉ chuyền cành để tìm công việc thách thức hơn. Rồi sau một thời gian mọi thứ đi vào quỹ đạo thì lại sinh nông nổi tiếp và cứ thế chuyền đi chuyền lại cũng hết khu rừng.
Quỹ thời gian rảnh trong công việc, ngoài 2 số (1), (2) đã đề cập ở trên thì dũng sĩ nên tái đầu tư vào bản thân thông qua việc nghiên cứu, tìm tòi để nâng cao chuyên môn:
- Cập nhật trend mới trong lĩnh vực mình đang làm.
- Đọc sách, ebook, tham gia một số khóa học online chuyên sâu về chuyên môn.
- Tham gia các group Facebook, forum, cộng đồng những người làm trong nghề để lượm lặt bí kíp của họ.
Bạn cứ thử dành thời gian đầu tư vào khoản này, sau một thời gian nhìn lại sẽ thấy level của mình tăng vùn vụt từ cơ bản lên trung cấp, rồi từ trung cấp lên cao cấp hồi nào hổng hay. Tiết lộ một sự thật là tụi trẻ bây giờ lười lắm, nếu làm mà xong việc sớm thì rảnh ngồi chơi Facebook, coi phim, nghe nhạc, chơi game các kiểu chứ ít ai chịu khó mưu cầu chơn lý và tầm sư học đạo để nâng cao tay nghề. Cho nên quý vị nào có sự đầu tư về khoản này, gieo nhân nào rồi sẽ gặt quả nấy. Tới lúc mình thành đại tướng rồi thì lính lác binh nhất binh nhì thì không có cửa nói chuyện chuyên môn lại mình.
8 tiếng đi làm nơi công sở là 8 giờ vàng, chiếm hết hơn 1/3 thời lượng trong ngày nên tiết kiệm hay lãng phí, dùng sao cho đáng sáng sao cho đúng là ở nơi mình.
Dăm ba năm nữa mình muốn đi xa hơn, lập được nhiều chiến tích diệt task hơn, được thăng hạng lên cấp cao hơn hay là muốn ở yên một chỗ diệt mấy con task quèn ngày nào cũng diệt đi diệt lại hoài là tự nơi mình.
Không có tấm bản đồ chiến lược trong tay, dũng sĩ sẽ cứ loay hoay mắc kẹt trong một trận chiến mà chơi hoài chưa qua được màn khác, vì không biết lối ra ở đâu, mông lung và vô định.
*Đón xem Dũng Sĩ Diệt Task – Tập 5: Toàn tâm toàn lực, đánh gục bọn task
Nếu bạn cảm thấy đồng điệu và rút tỉa được điều gì đó từ bài viết trên, bạn có thể ủng hộ blog để Chơn Linh có thêm động lực chia sẻ và duy trì hoạt động của blog trong tương lai.
