Tưởng tượng mình đang trong chiến trận để trảm yêu trừ task, vừa mới rút kiếm ra chưa kịp đánh gì hết thì… điện thoại reng, nghe điện thoại xong quay lại đánh tiếp tập hai thì có inbox mới nhảy tới, trả lời inbox xong quay lại đánh tiếp tập ba thì Facebook nhảy noti có người mới bình luận status. Trả lời bình luận xong chưa kịp quay lại đánh tập bốn, bọn task đã nhào lên đánh mình bờm đầu. Cảnh này quý vị thấy có quen hôn?
Gọi là 8g vàng công sở, nhưng mẫu số chung của dân công sở đi mần công ăn lương thực chất chỉ mần việc trong khoảng 4-5 tiếng, 3 tiếng còn lại như đi chăn bò – thả một bầy bò ra một đồng cỏ, rồi để tụi nó tản ra ăn cỏ khắp bốn phương tám hướng. Có con bò ngồi chơi game, có con bò đang chat chit trên Facebook, có con bò đang lướt newsfeed, có con bò đang ngồi đọc báo mạng, có con bò lại đang ngồi xem phim bộ… Tới khi lùa được đàn bò về chuồng thì trời cũng đã tối mịt – tan ca.
Nếu ai làm việc tập trung và hiệu quả, xử lý được hết các task quan trọng trong ngày trong khoảng 4-5 tiếng thì ngồi chăn bò trong 3 tiếng còn lại cũng đặng. Nhưng nhiều người trong quãng 4-5 tiếng đó tâm trí cũng vẫn cứ thả bò đi lạc, cứ lãng đãng du mục từ đồng cỏ này sang đồng cỏ khác thì xem như tiêu hao lãng phí hết giờ vàng trong ngày. Vậy còn thời giờ đâu mà đòi diệt task?
Sau một thời gian quan sát từng cá nhân mình làm việc chung, mình mới phát hiện một điều: những người làm việc kém hiệu quả nhất, hay để xảy ra sai sót nhất phần lớn đều do thiếu sự tập trung trong công việc.
Thiếu tập trung ở đây là bạn không có đủ thời gian toàn tâm toàn lực để đánh nhanh diệt gọn một con task nào đó tới nơi tới chốn, vì nhiều khi đang hăm hở bắt đầu vô làm thì tin nhắn đến, rồi điện thoại reng, rồi hàng loạt noti xuất hiện, và bạn ngừng lại để xử lý những chuyện vụn vặt đó, khiến thời gian diệt task trở nên ngắt quãng, công lực tiêu hao, năng lượng càng về sau càng tụt dần. Một con tiểu task đáng lẽ có thể xử lý trong nửa tiếng là xong, nhưng đôi khi vì những chuyện làm phân tán tư tưởng và xao nhãng đó khiến thời gian tiêu diệt task bị kéo dài gấp đôi gấp ba lần.
Mihaly Csikszentmihalyi, một nhà tâm lý học người Mỹ có đưa ra một khái niệm rất hay về flow (dòng chảy) – một trạng thái tập trung toàn vẹn, như dòng nước cuốn tâm trí bạn trôi theo, mọi giác quan và năng lượng đều tập trung vào việc bạn đang làm trong khoảnh khắc hiện tại. Flow cũng là trạng thái khi các nghệ sĩ chìm đắm trong công việc của họ: người họa sĩ thì mải mê vẽ bức tranh, người nhạc sĩ thả hồn theo những phím đàn, người văn sĩ nhập tâm vào từng câu chữ mình sáng tác tới mức quên cả nhu cầu ăn uống, thậm chí quên cả ngủ.
Trong cảnh giới của kiếm sĩ, flow là trạng thái chỉ cần nhắm mắt lại quơ cây kiếm một phát cũng khiến con ruồi đực bị vô sinh. Nhận thức và nuôi dưỡng flow là một việc rất khó, cần có sự rèn luyện, vì nó là cảnh giới tương tự như nhập định khi thiền. Ai chưa có flow được là căn cơ còn thấp trược lắm à nhen, phải tu luyện thêm vài năm công hạnh mới đắc được.
Trong khuôn khổ bài viết, Chơn Linh sẽ chỉ quý vị vài tuyệt chiêu để feel the flow:
1. Tắt hết notification trong giờ làm việc
Notification (các thông báo trên điện thoại, , máy tính) là thứ đỉa đói luôn hút cạn sự tập trung của các dũng sĩ. Noti càng nhiều bao nhiều thì sự tập trung càng bị hao tổn bấy nhiêu.
Riêng mình thì trong giờ làm việc (và kể cả ngoài giờ làm việc), mình đều tắt chế độ noti của tất cả các app (ứng dụng) trên điện thoại, chỉ để các app cần nhận noti thường xuyên như email, SMS nhưng tắt chế độ âm thanh hoặc rung khi có noti đi, miễn làm sao khi có noti tới thì mình không biết gì hết là đạt. Tương tự, trên máy tính có một số ứng dụng như Facebook, các mạng làm việc nội bộ thường cũng hay có chế độ báo noti qua màn hình desktop. Nhiều khi đang tập trung làm gì đó mà noti cứ nhảy lên đong đỏng rất phiền nên mình đều tắt hết, loại trừ các yếu tố cản trở sự tập trung ra khỏi tâm trí mình.
Trong khung giờ làm việc, mình sẽ có thời gian check noti cố định, ví dụ như điện thoại mình chỉ check trong giờ nghỉ trưa, còn máy tính thì check trong quãng nghỉ giải lao khi diệt task để xem có đồng nghiệp nào nhắn tin cho mình không. Chung quy làm sao để mình là người chủ động kiểm tra noti mình muốn nhận, chứ không phải bị động bị noti dẫn dắt ngược lại mình y như thí nghiệm kinh điển đánh kẻng cho chó ăn nhiều lần thì lần sau đánh kẻng mà không cho ăn nó cũng chảy dãi như một thói quen.
Những bạn nào chưa quen thì thời gian đầu sẽ còn bị nghiện, khó cưỡng được việc khao khát mở điện thoại lên check noti xem có gì mới, có ai nhắn cho mình không. Mục tiêu cuối cùng quý vị cần theo đuổi là giảm thiểu được tối đa số lần check noti chủ động đối với các ứng dụng không liên quan trực tiếp tới công việc. Ví dụ check noti chủ động để xem Facebook thì khác với check noti chủ động để xem tin nhắn công việc.
2. Giao tiếp hiệu quả chốn công sở
Với mình, việc mất thời gian nhất mỗi ngày là khi sa đà vào các cuộc chuyện trò trên các group chat công sở mà không có mục đích rõ ràng hoặc không liên quan tới các task bạn đang xử lý.
Đôi khi đang diệt một task nào đó, bấm qua khung chat của mạng làm việc nội bộ thì thấy một tràng tin nhắn từ đồng nghiệp. Nếu không đủ tỉnh táo và làm chủ flow tốt thì bạn sẽ rất dễ bị cuốn theo flow của người khác. Người khác toại nguyện ý đồ, còn con thuyền của bạn cứ dạt qua dạt lại mười hai bến nước mà chưa tới được cái bến riêng của mình.
Thông thường, thứ tự ưu tiên xử lý của mình như sau:
- Boss first, luôn ưu tiên trả lời tin nhắn của sếp trực tiếp và các cấp trên trước, vì khi bạn seen mà không rep ngay lúc đó là coi chừng thái độ à nhen. Nếu việc đó bạn chưa đưa ra câu trả lời được liền, thì nên phản hồi lại rõ ràng bạn sẽ tìm hiểu kĩ và đủ thông tin rồi mới trả lời lại sau.
- Thông tin cần gấp, mà bạn trả lời chậm trễ thì có thể dẫn tới một hậu quả nào đó.
- Thông tin cần thiết, mà nếu bạn không trả lời thì người khác sẽ không làm được việc của họ dẫn tới chậm tiến độ bạn mong muốn.
- Còn lại, nói chung đều không quan trọng, có thể trả lời sau khi bạn rảnh.
Có nhiều chế tánh kì, lúc nào cũng tự đề cao bản thân, xem công việc của mình là quan trọng nhất, nhiều khi đi hỏi một vấn đề nào đó cứ nhất nhất muốn đối phương trả lời ngay lập tức, trong khi việc đó thật sự chưa cần gấp, hoặc chưa cần thiết trả lời ngay lúc này, vì trả lời chậm một tiếng hay một ngày cũng chẳng xảy ra vấn đề gì hay chẳng ảnh hưởng tới ai.
Để tránh mất thời gian, nếu bạn là sếp thì nên frame (đóng khung) trước cho nhân viên một thông điệp là bạn sẽ không trả lời liền các vấn đề nếu bạn thấy nó chưa cần gấp hoặc chưa cần thiết, và sẽ để dành trả lời sau, nếu thấy lâu quá chưa trả lời thì nên chủ động hỏi lại. Như vậy khi bạn có seen mà không trả lời thì những nhân viên yếu đuối cũng không có cảm giác bị tổn thương. Còn nếu bạn là nhân viên thì vẫn áp dụng được theo bộ nguyên tắc thứ tự như trên.
3. Gác chuyện riêng, mần chuyện công
Mỗi cây mỗi bông, mỗi nhà mỗi cửa. Không ai biết ở nhà bạn chồng con đùm đề ra sao, người nhà nợ nần thế nào, cha mẹ có đau ốm bịnh hoạn không… nhưng làm ơn khi tới công sở, trước khi bước qua cánh cửa bước vào văn phòng làm việc thì hãy bỏ lại mọi chuyện sau lưng, gác chuyện riêng sang một bên để mần chuyện công. Còn nếu gác không được thì hôm đó hãy xin nghỉ luôn ở nhà chứ đừng đến đặt thân xác ở công sở mà tâm trí đi lạc ở đâu đâu.
Mình rất thích tinh thần của những người nghệ sĩ chân chính khi biểu diễn trên sân khấu, dù ở nhà họ có xảy ra việc gì nghiêm trọng như cha mẹ chết (chuyện có thật) thì họ vẫn dằn lòng nén lại chuyện buồn qua một bên, tiếp tục diễn cho trọn vẹn vai diễn của mình trên sân khấu. Để rồi khi màn nhung khép lại, sau cánh gà họ mới nức nở khóc thương chạy ngay về nhà.
Tất nhiên, ở chốn công sở thì không tới mức sân khấu hóa như vậy, nhưng mỗi người khi đã bước vào chốn công sở nên diễn cho trọn vẹn vai của mình, làm việc có lương tâm và trách nhiệm, vì người khác không trả tiền cho bạn để vào công sở mông lung nghĩ chuyện đời tư hay làm việc riêng. Muốn làm chuyện riêng thì hãy đợi tan ca, bước ra cánh cửa rồi về nhà làm gì thì làm.
Cứ mỗi tiếng trôi qua là 60 phút đi qua, cứ mỗi 60 phút đi qua là 3.600 giây đã xa ta. Không ai biết dũng sĩ sẽ trụ lại chiến trường bao năm, hay bạn sẽ gắn bó với chốn công sở được bao lâu, nhưng hãy trân trọng từng giờ từng phút trôi qua chốn công sở để mài giũa chính mình mà tỏa sáng rực rỡ trên sân khấu.
Diễn viên có tâm thì khép màn lại mới xứng đáng nhận được tràng vỗ tay nhiệt liệt của quý vị khán giả, còn diễn viên hờ hững vô tình thì cả đời mãi mãi chỉ là vai phụ mờ nhạt trong màn diễn huy hoàng của vai chính khác.
*Xem tiếp Dũng Sĩ Diệt Task – Tập 6: Mài sắc lưỡi gươm, chém ngọt bọn task
Nếu bạn cảm thấy đồng điệu và rút tỉa được điều gì đó từ bài viết trên, bạn có thể ủng hộ blog để Chơn Linh có thêm động lực chia sẻ và duy trì hoạt động của blog trong tương lai.
