“Người đừng lặng im đến thế, vì lặng im sẽ giết chết con tim…”
(Ca khúc “Xin Đừng Lặng Im” – Soobin Hoàng Sơn)

Trong môi trường công sở ở thời đại 4.0, đa số các công ty đều sử dụng hình thức mạng làm việc nội bộ để giao tiếp công việc và trao đổi liên bộ phận. Công ty nào bình dân thì sử dụng các ứng dụng miễn phí như Google Hangout, Skype, Messenger, Zalo, Viber,… còn công ty nào hiện đại hơn thì sử dụng các nền tảng mạng làm việc trả phí như Facebook Workplace, Slack, Bitrix,…

Hãy thử tưởng tượng, trong một tình huống giao tiếp trực tiếp (face-to-face), khi sếp giao cho bạn một nhiệm vụ mới hay nhắc nhở bạn một điều gì đó, có bao giờ bạn đứng im lặng sượng trân không phản hồi gì cả như thể sếp không tồn tại trong mắt bạn? Thậm chí, ngay cả việc giao tiếp bằng ánh mắt hay một cái gật đầu nhẹ cũng không có? Xét về mặt ngôn ngữ cơ thể, bạn đang có biểu hiện của một người… khiếm thị và khiếm thính.

Ảnh: Chị Cano

Vậy đó mà những tình huống thực tế như vậy vẫn diễn ra hằng ngày chốn công sở, điểm khác biệt nằm ở chỗ nơi diễn ra là trên những khung chat làm việc thay vì những cuộc trao đổi trực tiếp.

Kịch bản thường gặp sẽ là:

1.
– Việc ABC này cần triển khai gấp, em tiến hành làm sớm nha.
– … (Seen)
Sau đó, và không có sau đó khi mọi chuyện đi vào quên lãng.

2.
– KPI của team tháng này đang rất thấp, cả team cần nỗ lực push sales mạnh hơn.
– … (Seen tập thể)

3.
– Hiện đang xảy ra vấn đề XYZ, anh đã nói việc này từ trước rồi tại sao đến bây giờ em vẫn chưa xử lý?
– … (Seen)
Vài giờ sau. 24 giờ sau. Có khi vài ngày sau:
– Dạ vấn đề XYZ hôm bữa anh nói em đã xử lý rồi nha anh. (Ủa, bữa không rep giờ rep chi?!)

Mô thức tư duy quen thuộc của lỗi phản hồi:

  • Ừa, tui đã nhận được thông tin, thấy tui seen là biết rồi đó, còn khi nào làm xong thì tui nói sau chứ giờ tui chưa rảnh.
  • “Cha chung không ai khóc”, mặc định chuyện gì nói chung cho cả team thì không cần phản hồi lại.
  • Chết, lỡ làm sai nên “ăn hành” rồi, giờ phải đi xử lý vấn đề đã rồi mới dám phản hồi lại.

Nếu trên các ứng dụng chat thông thường, bạn đang chat với bạn bè, bạn seen và chưa rảnh để phản hồi thì không có vấn đề gì lớn lao xảy ra vì bạn bè cũng chẳng ai trách cứ bạn. Nhưng trong chuyện giao tiếp công việc, đây thật sự là một vấn đề căn bản nhưng hết sức nghiêm trọng về cách thể hiện thái độ tôn trọng đối với người đang giao tiếp với bạn. Bởi lẽ bạn đang ngồi ở công ty, trong khung giờ làm việc, mà bạn không rảnh để phản hồi lúc này thì đợi đến lúc nào mới phản hồi?

Và nếu bạn thật sự không rảnh ngay lúc đó vì đang bận làm một việc khác quan trọng hơn, vậy thì tại sao lại bấm vào đọc tin nhắn đó chi để ứng dụng hiển thị là bạn đã xem rồi?

Nếu bạn là sếp, thì sếp có quyền xem tin nhắn rồi từ từ trả lời sau vì có thể đang bận nhiều việc quan trọng hơn. Nhưng nếu bạn là nhân viên, ưu tiên của bạn là gì khi không phải là sếp?

Hóa giải mô thức

Trong mọi cuộc giao tiếp, có người hỏi thì phải có người trả lời, có người tung thì phải có kẻ hứng, nếu không chủ thể đặt ra câu hỏi sẽ như đang diễn stand-up comedy (hài độc thoại) khi họ tự độc thoại thay vì đối thoại.

Diễn đã đời mà khán giả không thèm vỗ tay.

Điều sếp hay đồng nghiệp bạn cần, đơn giản chỉ là một câu trả lời – một sự phản hồi từ bạn, để biết là bạn đã nắm thông tin, đã hiểu vấn đề và bạn sẽ làm gì tiếp theo, chứ không phải một sự im lặng thật trịch thượng.

1.
– Việc ABC này cần triển khai gấp, em tiến hành làm sớm nha.
– Dạ anh, em đã nắm thông tin rồi ạ và sẽ sớm triển khai. Khi nào xong em sẽ cập nhật tình hình cho anh nhé.

2.
– KPI của team tháng này đang rất thấp, cả team cần nỗ lực push sales mạnh hơn.
– Dạ anh, tụi em đã nắm được thông tin rồi ạ. (Chỉ cần một hoặc vài bạn đại diện trả lời là được)

3.
– Hiện đang xảy ra vấn đề XYZ, anh đã nói việc này từ trước rồi tại sao đến bây giờ em vẫn chưa xử lý?
– … Dạ xin lỗi anh, bữa giờ do đang có nhiều việc quan trọng hơn cần ưu tiên nên em lu bu quá dẫn đến quên mất vụ kia. Em sẽ xử lý ngay luôn ạ và báo lại sớm cho anh nắm.

Nếu ai đó nhắn tin trong lúc bạn đang bận, mà bạn đã lỡ mở tin nhắn lên xem rồi thì chỉ việc trả lời ngắn gọn:

– Em nhận được tin rồi nhưng đang bận việc chút. Lát em sẽ trả lời anh/chị sau nhé.

Lúc đó, người hỏi chuyện cũng đã nắm được bạn đang bận và sẽ trả lời họ sau. Hai bên đều vui vẻ mà không phải bận lòng nhiều chuyện thái độ của đối phương.

Lỗi phản hồi không chỉ thường gặp trong chuyện nhắn tin trao đổi công việc nội bộ, mà còn trong email giao tiếp công việc với nhau. Đôi khi sếp hay đồng nghiệp gửi một email trực tiếp tới bạn hoặc CC cho bạn, nhưng bạn lại đọc xong rồi để đó chứ không thèm reply lại là mình đã nhận được. Tính chất của việc giao tiếp qua email thì không đòi hỏi phải reply ngay lập tức (trừ một số chuyện cấp bách, nhưng đã là chuyện cấp bách thì kênh giao tiếp thường là gọi điện/chat nhanh), nhưng tối thiểu là bạn phải biết phản hồi lại email để người gửi an tâm là bạn đã nắm được thông tin.

“Dù yêu thương chẳng còn… anh vẫn xin em nói một lời…”, nhen em.
(Ca khúc “Xin Đừng Lặng Im” – Soobin Hoàng Sơn)

TÓM TẮT

1. Phản hồi khi nhận được tin nhắn/email công việc là thể hiện thái độ tôn trọng đối với người đang giao tiếp với bạn.

2. Ưu tiên phản hồi sếp trước, đồng nghiệp sau. Nếu bận việc gấp không thể trả lời chi tiết được thì chỉ cần trả lời ngắn gọn là mình đang bận và sẽ phản hồi sau.

3. Nếu không muốn có ngày bạn hỏi mà đồng nghiệp không thèm trả lời thì đừng seen tin nhắn của họ rồi im lặng để không bị “nghiệp quật”.

Đọc tiếp Tập 2 – Lỗi giao tiếp

Nếu bạn thích bài viết và những gì Chơn Linh chia sẻ, bạn có thể ủng hộ mình tại đây:

📖Ủng hộ tác giả

(Subscribe blog để nhận bài mới hằng tuần qua email)
Author

Một người xem việc học là một niềm vui thú và có đam mê khám phá các quy luật hữu hình và vô hình trong cuộc sống. "Nếu bạn muốn tỏa sáng ngày mai, bạn phải lấp lánh ngay từ hôm nay".

Bình luận

Website này sử dụng Akismet để hạn chế spam. Tìm hiểu bình luận của bạn được duyệt như thế nào.