Trong cuộc chơi trảm task trừ yêu, nếu dũng sĩ ra trận diệt task mà đánh bừa tứ phương tám hướng thì đánh một hồi cũng tụt hết mana (năng lượng), sẽ bị đám yêu quái bủa vây đánh hội đồng rồi nằm chết ngắc ngứ. Để không rơi vào tình cảnh này, dũng sĩ cần phải sử dụng một bửu bối gọi là túi càn khôn, để thu hết yêu task vào túi, phân loại yêu rồi giết từ từ từng đứa một.
Túi càn khôn này chính là công cụ (toolset) – nơi bạn gom hết tất cả task nặng, task nhẹ, task lâu, task nhanh về một mối. Hình thái của công cụ này chính là To-do list – danh sách những việc cần phải làm.
Những bạn chưa biết hay chưa quen sử dụng To-do list, thường hay gặp một tình trạng là khi sếp giao việc, sau một thời gian hỏi lại đã làm xong chưa thì quên mất biệt cái task sếp đã giao, vì có thèm ghi lại đâu. To-do list chỉ là phương tiện chứa đựng task, còn tư duy (mindset) cần có ở đây là việc phải quy task về một chỗ để tiến hành phân loại và xử lý.
1. To-do list truyền thống
Cách ghi chép công việc đơn giản nhất mà ai cũng có thể làm được là ghi vào sổ tay kế hoạch công việc theo ngày, tuần, tháng, xong task nào thì cứ gạch đi task đó trong To-do list. Cái cảm giác tiêu diệt xong một task rồi gạch đi trên list là thứ cảm giác rất vi diệu khiến dũng sĩ nào cũng đạt tới trạng thái cực khoái, nếu liên hoàn trảm được nhiều task trong một ngày thì lại càng khoái cực hơn.
Một phương pháp ghi chép kinh điển được dân creative (làm sáng tạo) ưa dùng là dùng sổ tay Bullet Journal. Đây là phương pháp được nghiên cứu và phát triển trong hơn 10 năm của nhà thiết kế web Ryder Caroll (Mỹ) dựa trên sự ghi chép hằng ngày của ông. Caroll tin tưởng rằng phương thức sử dụng sổ tay để quản lý kế hoạch thì hiệu quả hơn nhiều so với những ứng dụng (app) trên laptop hay smartphone.
Giới thiệu cho quý vị biết vậy thôi chứ Chơn Linh đâu rảnh dùng, vì để dùng được Bullet Journal bạn phải tốn tiền mua một quyển sổ được thiết kế riêng, và phải nghiên cứu về phương pháp sử dụng nó, rồi ngồi kẻ bảng vẽ tè le mới dùng được. Chi cực quá vậy!
To-do list truyền thống mình sử dụng chỉ đơn giản là một quyển sổ tay, mà phải là loại sổ lò xo có thể lật trang dễ dàng. Trên 1 trang của quyển sổ, mình sẽ list các task trong tuần đó ra để xử lý, task nào tuần đó làm chưa xong thì đẩy sang trang tiếp theo của tuần sau. Tuyệt đối không dùng các quyển sổ bự, có gáy dày cộm, vì lật qua lật lại coi rất mệt, đã vậy còn không bẻ gáy lại được để ghi cho dễ như sổ lò xo.
Vốn là người trung thành với truyền thống, giang sơn dễ đổi chứ bản tánh khó dời trong một sớm một chiều, Chơn Linh sử dụng To-do list truyền thống như trên để quản lý công việc cá nhân trong khoảng hơn 3 năm trời, đơn giản chỉ vì cái cảm giác dùng bút gạch đi cái task trong list thì nó ĐÃ hơn là tick nhẹ một cái trên app.
Cho tới khi… mời quý vị đọc tiếp phần số 2.
2. To-do list công nghệ
Do tính chất công việc, cùng với sếp tổng đam mê công nghệ, nên công ty mình ứng dụng khá nhiều công cụ để quản lý task và phối hợp công việc giữa các bộ phận như Trello, Todoist, Bitrix,… Trong khuôn khổ bài viết này thì mình không đề cập tới chuyện task collaboration (hợp tác công việc) giữa nhiều người với nhau trong một hay nhiều team, mà thu hẹp phạm vi lại trong việc quản lý task cá nhân. Muốn làm tốt chuyện lớn, cần làm chắc từng chuyện nhỏ trước.
a. Microsoft To-Do
Mặc dù dùng nhiều công cụ như vậy, nhưng mình vẫn giữ thói quen quản lý task cá nhân trên sổ tay, cho tới khi thấy sếp giới thiệu ứng dụng Microsoft To-Do của Microsoft với UI (giao diện sử dụng) nhìn rất clean & simple nên dùng thử ngay và mê luôn. Từ khi biết ứng dụng này, cuộc đời diệt task của mình như bước sang một trang mới và bái bai luôn cuốn sổ tay hay dùng.
Những điều mình thích khi sử dụng Microsoft To-Do:
- Có app tải về ở Microsoft Store cho bạn nào dùng Window 10, cài đặt ở Store xong có thể pin (ghim) ở thanh taskbar của màn hình laptop và dùng được luôn. Không cần phải mở browser (trình duyệt) lên rườm rà.
- Bạn nào không dùng hệ điều hành Window mà dùng Mac OS trên Macbook thì vẫn có phiên bản web của Microsoft To-Do để dùng tại đây: https://todo.microsoft.com/
- Có app trên mobile để tiện dùng trên smartphone khi đi ra ngoài không có laptop.
- Có thể chuyển đổi giữa nhiều Microsoft account, như mình có account cá nhân và account công ty và chuyển qua chuyển lại trong vòng một nốt nhạc chứ không cần sign out sign in.
- Có thể share chung một To-do list nào đó với đồng nghiệp qua Microsoft account của họ.
- Hoàn toàn miễn phí, khác với một số ứng dụng phải trả phí premium mới kích hoạt được hết tính năng của nó.
Chụp nhẹ 2 cái hình cho quý vị dễ hình dung tính năng của Microsoft To-Do:
Hình 1 là giao diện chính của ứng dụng, có vài section (mục) chính:
- My Day: những task có deadline được set ngay trong ngày hôm đó
- Important: task nào mình quánh nhẹ dấu sao nó sẽ tụ lại ở đây
- Planned:các task được gắn deadline, nhìn vào sẽ thấy được timeline task theo trình tự thời gian
- Tasks: nơi gom các task không có chủ đề lại (thường mình không dùng cái này)
- Bên dưới là các To-do list do mình tự tạo theo chủ đề, có thể share được cho đồng nghiệp
- Add step: thêm các bước cần phải làm / sub-task vào đây
- Add to My Day: thêm vào section My Day – việc phải làm trong ngày –> dùng cho các task nhẹ & task nhanh qua quý vị
- Remind me: đặt lịch nhắc, như báo thức vậy đó
- Add due date: thêm deadline vào
- Repeat: những task mang tính chất lặp đi lặp lại hàng tuần, tháng, năm. VD như report tháng chẳng hạn
- Add a file: đính kèm file, tải file lên được luôn nha ghê hôn
- Add a note: ghi chú thông tin quan trọng của task khi nhận brief
Hướng dẫn sử dụng trước khi dùng:
- Khi sếp bất ngờ giao cho bạn một task mới (có thể gấp hay không gấp), việc bạn cần PHẢI LÀM NGAY LẬP TỨC là tạo task đó trên Microsoft To-Do, nếu không quý vị rồi sẽ quên luôn như chưa hề có lần nghe qua.
- Sếp brief cái gì liên quan tới task đó, cập nhật vô phần ghi chú (Add a note) để lưu lại thông tin ngay lúc đó. Có mấy chế không chịu ghi chú đâu, đợi tới dăm bữa nửa tháng sau mới làm thì không nhớ sếp brief cái gì, vô lục lại cái email hay tìm lại đoạn chat đó mệt xỉu nha quý vị.
- Với project lớn (task nặng), khuyến cáo bạn nên dùng tính năng tạo To-do list ở menu chính, thay vì dùng add step sẽ khó quản lý.
Quý vị nào hổng rành tiếng Anh, đọc qua phần To-do list công nghệ này có thể cảm thấy hơi xây xẩm chóng mặt, rối loạn tiền đình, nhưng xài từ từ rồi sẽ thấy quen, cái nào hổng hiểu thì cứ Google Translate. Ai hông có technology sense (đầu óc công nghệ) thì đọc sẽ thấy hơi mệt mệt trong người, nhưng cứ tải và dùng thử trong vòng 5 phút là bao xài được nha mấy chế. Xài không được thì hỏi Chơn Linh giải đáp tận chân răng.
(Microsoft vinh dự được lên sóng 5 phút quảng cáo trong series này)
b. Các ứng dụng khác
Bên cạnh Microsoft To-Do, vẫn còn nhiều ứng dụng khác bạn có thể tự tìm hiểu thêm như Todoist, Trello và n ứng dụng khác. Nên nhớ, ứng dụng chỉ là công cụ (toolset), quan trọng vẫn là tư duy (mindset) của bạn khi sử dụng, như dũng sĩ có võ công cái thế thì cầm cái chổi chà cũng diệt task được chứ không cần đồ long đao hay ỷ thiên kiếm.
Với túi càn khôn To-do list ở trên, quý vị có thể kết hợp cùng 2 tuyệt kỹ định lượng và thời lượng để gắn tag (thẻ) cho từng task của mình như sau:
Từ đó, công việc của quý vị sẽ được sắp xếp rõ ràng, gọn ghẽ, rành mạch, sáng sủa hơn. Nhìn vào mớ task phải tiêu diệt mỗi ngày cũng thấy nhẹ lòng để trảm task trừ yêu, thủ tiêu từng đứa một.
*Xem tiếp Dũng Sĩ Diệt Task – Tập 4: Bản đồ tấn công, xông pha trừ task
Nếu bạn cảm thấy đồng điệu và rút tỉa được điều gì đó từ bài viết trên, bạn có thể ủng hộ blog để Chơn Linh có thêm động lực chia sẻ và duy trì hoạt động của blog trong tương lai.
